Nhà tư vấn tổ chức đám cưới

Ngày cưới là một ngày hạnh phúc, nhưng cũng là một ngày phức tạp với nhiều cảm xúc - chưa kể đến áp lực gia tăng về việc phải tổ chức vào một dịp hoàn hảo. Đám cưới cũng đã trở thành một công cụ kinh doanh lớn. Không có gì đáng ngạc nhiên, giống như trong nhiều ngành công nghiệp, tồn tại cả một nghề cố vấn, thường được gọi là “nhà tổ chức lễ cưới”. hu cầu về những chuyên gia tư vấn đám cưới này ngày càng tăng khi việc tổ chức lễ cưới ngày càng trở nên phức tạp, có sự tham gia của nhiều người và được cá nhân hóa.

Sau đây là những điều bạn cần biết về cách thức làm việc của những nhà tổ chức lễ cưới và liệu việc thuê họ có xứng đáng cho ngày trọng đại của bạn hay không.

Các loại tổ chức sự kiện lễ cưới

Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới, đôi khi được gọi là “đạo diễn”, “điều phối viên” hoặc hơi cổ điển - "nhà tư vấn đám cưới", về cơ bản là một chuyên gia tổ chức, giám sát và điều phối toàn bộ đám cưới hoặc các khía cạnh cụ thể của nó. Nhiệm vụ của họ có thể bao gồm từ thiết lập ngân sách đến đặt địa điểm hoặc từ việc chọn lọc danh sách những người bán hoa cho đến sắp xếp ban nhạc.

Có nhiều dịch vụ tư vấn lễ cưới khác nhau. Các loại phổ biến nhất bao gồm:

Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới trọn gói

Họ tham gia vào lễ cưới và các sự kiện từ đầu đến cuối. Thường được thuê trước nhiều tháng, họ tìm và thuê các nhà cung cấp và địa điểm, xử lý thư mời, phác thảo sơ đồ và lịch trình, đồng thời chỉ đạo mọi thứ và mọi người trong chính ngày cưới.

Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới bán thời gian

Còn được gọi là những người tổ chức sự kiện “theo tháng”, họ tham gia tổ chức từ 4 đến 6 tuần hoặc lâu hơn. Họ có thể tham gia vào việc tìm cho bạn một nhà cung cấp cụ thể, nhưng họ thường trở thành người đầu mối cho những nhà cung cấp mà bạn đã thuê. Họ cũng xác nhận công tác hậu cần, sắp xếp lịch trình, hỗ trợ sắp xếp chỗ ngồi và các nhiệm vụ/chi tiết vào phút cuối khác, đồng thời có mặt tại chỗ để điều phối tất cả những việc này cho đến ngày cưới. Phí thuê nhà tổ chức sự kiện bán thời gian thường chỉ gần một nửa so với các nhà tổ chức trọn gói.

Nhà tổ chức sự kiện thời vụ theo ngày

Đây là loại hình được sử dụng phổ biến nhất.

Những người trong giới kinh doanh thích gọi họ là “điều phối viên đám cưới” hoặc đôi khi là “đạo diễn đám cưới”, bởi vì họ không làm nhiều việc, nếu có thì chỉ là lên kế hoạch. Chỉ phối hợp tổ chức và không sáng tạo thêm bất cứ khoản nào, là công việc của họ. Họ đóng vai trò là người quản lý sân khấu của ngày trọng đại (và đôi khi là buổi diễn tập): chỉ đạo các nhà cung cấp nơi tổ chức và những người tham gia đám cưới sẽ đi đâu trong khi vẫn đảm bảo mọi thứ đúng tiến độ và khắc phục sự cố nếu có.

Nhà tổ chức sự kiện chuyên trách

Họ sẽ thiết kế và lên những sự kiện mang tính cụ thể hoặc tập trung vào một loại hình sự kiện cụ thể, chẳng hạn như lễ cưới ở một điểm đến xa nhà. Họ là nhà tư vấn “thiết kế và trang trí” hay đúng hơn là “nhà thiết kế đám cưới”.

Giống như một nhà thiết kế sân khấu, chuyên gia này tập trung vào chủ đề của đám cưới: cách phối màu, trang trí, phong cách, ánh sáng và sơ đồ mặt bằng. Mặc dù họ sẽ tham gia và tương tác với các nhà cung cấp, giám sát việc thiết lập, nhưng họ không tham gia vào các khía cạnh khác của đám cưới hoặc lịch trình tổng thể.

Các nhà tổ chức sự kiện lễ cưới tính phí như thế nào?

Các nhà hoạch định đám cưới tính phí theo nhiều cách khác nhau. Nhiều nơi cung cấp các gói giá cố định được bổ sung bởi các tiện ích. Các nhà lập kế hoạch trọn gói thường tính phí theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí buổi lễ (địa điểm và nhà cung cấp): thường là khoảng 20%. Tỷ lệ tính phí theo ngày hoặc theo giờ ít phổ biến hơn nhưng đang tăng lên, đặc biệt là đối với những người lập kế hoạch theo ngày.

Ai sẽ được hưởng lợi từ một nhà tổ chức lễ cưới?

Với sự đa dạng của các dịch vụ và giá cả, có thể hình dung ra một kế hoạch đám cưới cho mỗi cặp vợ chồng. Nếu việc hậu cần cho lễ cưới của bạn phức tạp, do quy mô, địa điểm hoặc số ngày/sự kiện, thì một người lập kế hoạch có thể là vô giá. Nhiều người coi đó là điều bắt buộc đối với một lễ cưới ở một địa điểm xa mà khách mời phải đến - hoặc bất kỳ lễ kỷ niệm đường dài nào. Đương nhiên cũng phải xem xét chi phí của dịch vụ cao cấp này.

Ví dụ: một cặp vợ chồng bận rộn - một luật sư và một bác sĩ nhi khoa - làm việc tại TP. HCM nhưng muốn tổ chức đám cưới của họ ở Phan Thiết, quê nhà của cô dâu. Họ sẽ cần người điều phối.

Người tổ chức sự kiện lễ cưới cũng có thể mang lại lợi ích cho những người có thời gian eo hẹp. Mặc dù khái niệm lập kế hoạch đám cưới là một công việc phức tạp, lâu dài - và một số chuyên gia tư vấn chính thức yêu cầu một khoảng thời gian trước vài tháng - nhưng những người lập kế hoạch cũng có thể tiến hành nhanh chóng. Không giống như các cặp đôi, họ không bắt đầu lại từ đầu khi nghiên cứu về những người bán hoa, người bán văn phòng phẩm hoặc người cung cấp thực phẩm. Họ có các nhà cung cấp và địa điểm trong tầm tay và có thể hợp lý hóa quá trình lựa chọn và ký kết ngay.

Sự quen thuộc của các nhà lập kế hoạch với các nhà cung cấp và dịch vụ khác nhau có thể là một lợi ích cho các cặp đồng giới, các cặp vợ chồng không theo truyền thống và các cặp vợ chồng có nhu cầu đặc biệt.

Cuối cùng, một người lập kế hoạch có thể là một điều quý giá cho bất kỳ cặp đôi nào cảm thấy quá bận rộn, quá lộn xộn hoặc quá choáng ngợp bởi quá trình đám cưới để có thể một mình đối phó. Nếu bạn và những người dự định của bạn không thích đọc các hợp đồng dịch vụ hoặc đào sâu vào chi tiết - nếu bạn là kiểu người thích theo đuổi, nắm rõ các lựa chọn của mình—thì một người lập kế hoạch là người chuyên nghiệp dành cho bạn.

Những ai không cần người tổ chức lễ cưới

Ngược lại, những cặp vợ chồng có tính tổ chức cao, những người thích tự mình thực hiện và thích nghiên cứu, tìm hiểu chi tiết có thể sẽ thấy một người tổ chức kế hoạch gây ra nhiều căng thẳng. Mặc dù bạn luôn bỏ phiếu quyết định, nhưng bạn phải tin tưởng người lập kế hoạch của mình và ủy quyền ở một mức độ nào đó. Nếu bạn cảm thấy mình không thể, sự sắp xếp sẽ không hiệu quả. Cụ thể hơn, nếu đám cưới của bạn có quy mô nhỏ hoặc công tác hậu cần rất đơn giản thì không cần đến người tổ chức lễ cưới, vì đây là một dịch vụ tốn kém.

Ngoài ra cũng có một số địa điểm bao trọn gói, cung cấp đồ đạc, đồ trang trí và phục vụ ăn uống hoặc cung cấp cho bạn danh sách các nhà cung cấp được chấp thuận để hợp tác. Họ thường cung cấp một điều phối viên sự kiện của riêng họ.

Lựa chọn nhà tổ chức lễ cưới

Cùng với việc tìm một người lập kế hoạch - ngoài các yếu tố chuyên nghiệp, hãy yêu cầu các tài liệu tham khảo để bạn hiểu rõ chính xác những dịch vụ mà bạn sẽ nhận được với số tiền của mình. Ngoài ra, điều quan trọng là phải tìm những người phù hợp với các giá trị của bạn.

Đừng bao giờ để xảy ra tình huống mà bạn cảm thấy rằng mình không có quyền kiểm soát đám cưới của mình; công việc của người lập kế hoạch là biến kế hoạch của bạn thành hiện thực chứ không phải toàn quyền quyết định lễ cưới của bạn.

Điểm mấu chốt

Liệu một người tổ chức đám cưới có thể giúp bạn tiết kiệm tiền không? Trước hết, bản thân họ là một chi phí. Và đừng tin vào những lời quảng cáo rằng họ sẽ cho bạn giảm giá đáng kể từ các nhà cung cấp. Thông thường, một nhà cung cấp thường xuyên làm việc với người lập kế hoạch có thể tặng thêm một vài món quà miễn phí như hoa, thêm giờ chụp ảnh và nhưng chỉ có thế.

Tuy nhiên, một người lập kế hoạch đám cưới có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và thời gian chính là tiền bạc. Họ có thể giúp bạn lập ngân sách đám cưới và duy trì ngân sách đó, tránh chi tiêu bốc đồng và phung phí vào những thứ bạn không cần.

Sự khác biệt giữa Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới và Điều phối viên lễ cưới là gì?

Mặc dù các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau và có trùng lặp ở một mức độ nào đó, nhưng “Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới" và “Điều phối viên đám cưới" có nghĩa khác nhau đối với các chuyên gia trong ngành. Nhà tổ chức sự kiện lễ cưới giúp thiết kế và tổ chức đám cưới ngay từ đầu. Do đó, họ giúp các cặp đôi lập ngân sách, tìm và thuê nhà cung cấp, sắp xếp và lên thời gian biểu cho buổi lễ và tiệc chiêu đãi, đồng thời giám sát mọi thứ trong ngày cưới. Họ thường là nhà cung cấp đầy đủ toàn bộ dịch vụ.

“Điều phối viên đám cưới” là thuật ngữ ưa thích cho một nhà tư vấn đám cưới chuyên nghiệp theo tháng hoặc theo ngày, những người có dịch vụ hạn chế hơn. Những người này đóng một vai trò nhỏ trong việc thiết kế đám cưới, ngân sách và lựa chọn nhà cung cấp. Họ trở thành người liên lạc cho các nhà cung cấp và địa điểm. Họ cũng chuẩn bị lịch trình cho các sự kiện trong ngày cưới và có mặt tại chỗ để quản lý chúng, đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Tóm tắt:

- Một số người lập kế hoạch tổ chức đám cưới tham gia nhiều vào quá trình lập kế hoạch từ đầu đến cuối, trong khi một số người có thể được thuê chỉ trong ngày để giúp điều phối sự kiện lớn.

- Nghề này không được kiểm soát và không yêu cầu bất kỳ giấy phép, đào tạo hoặc chứng chỉ chính thức nào, nhưng nếu bạn thuê một người, hãy đảm bảo rằng họ là thành viên của một tổ chức lập kế hoạch đám cưới uy tín.

- Một người lập kế hoạch tổ chức đám cưới có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và thời gian là tiền bạc. Họ có thể giúp bạn lập ngân sách đám cưới và duy trì ngân sách đó, tránh chi tiêu bốc đồng và phung phí vào những thứ bạn không cần.