Cách áp dụng phương pháp Kaizen cải thiện cuộc sống

Điểm nhấn chính:

- Phương pháp Kaizen dựa trên niềm tin cải tiến nhỏ thành công lớn, rằng sự cải tiến liên tục và không ngừng thúc đẩy phát triển sẽ tằng dần theo thời gian.

- Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen công việc và cuộc sống

- Cách thức thực hiện phương pháp Kaizen hiệu quả  

Cải tiến nhỏ thành công lớn - Kaizen là gì?

Trong “Kaizen”, từ “kai” mang nghĩa “thay đổi” và từ “zen” hàm nghĩa “tốt. Hai từ này ghép lại tạo nên thuật ngữ “Kaizen” với ý nghĩa “thay đổi để tốt hơn”. Theo đó, phương pháp Kaizen dựa trên niềm tin rằng sự cải tiến liên tục và không ngừng thúc đẩy phát triển sẽ tằng dần theo thời gian, “cải tiến nhỏ thành công lớn”.

Kaizen bắt nguồn từ câu chuyện của Toyota. Sau thế chiến thứ II, các nhà quản lý cấp cao ở Mỹ đã đến thăm nhà máy sản xuất của Toyota tại Nhật Bản nhằm kiểm tra tình tình sản xuất cũng như tìm kiếm cách thức nhằm tăng năng suất cho nhà máy. Tại đây, họ phát hiện ra một triết lý cơ bản về việc thúc đẩy sự phát triển của nhà máy cũng như sự tiến bộ của công nhân thông qua việc thay đổi quy trình và cách thức làm việc.

Cụ thể, Toyota sẽ không trừng phạt nhân viên khi có sai phạm hoặc lỗi xảy ra. Thay vào đó, họ khuyến khích công nhân ngừng làm việc trong một khoảng thời gian để tìm ra lỗi sai và đề xuất cho ban quản lý cách thức xử lý hoặc cải tiến để giảm thiệt hại, lãng phí nguồn lực và tăng năng suất cho nhà máy. Ngoài ra, các nhóm công nhân cũng thường xuyên họp với nhau đề bàn bạc về cách thức giải quyết các vấn đề. Với sự cải tiến nhất quán, những tổn thất cho lỗi phạm gây ra ngày càng giảm đi ở Toyota.

Từ đó, thuật ngữ Kaizen ra đời và lan rộng tại Nhật Bản trong khoảng thập niên 50 của thể kỷ XX. Sau đó, các nhà quản trị người Mỹ nghiên cứu thêm và giúp tạo ra một cuộc cách mạng công nghiệp lớn trong nhiều ngành khác nhau, từ chăm sóc sức khoẻ đến phát triển phần mềm.

Mặc dù nguồn gốc hình thành từ ngành công nghiệp sản xuất giúp cải tiến chuỗi cung ứng và hậu cần (logistics), song khái niệm này còn được sử dụng để nói về những cải tiến trong cuộc sống, tăng năng suất, hiệu quả làm việc cá nhân và cả trong đời sống hằng ngày.  

Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen vào công việc và cuộc sống

Sự thành công khi áp dụng phương pháp Kaizen là minh chứng cho những lợi ích to lớn mà phương pháp này đem lại trong cải tiến công việc. Cụ thể, Kaizen mang lại:

- Nâng cao tinh thần làm việc đội nhóm, thúc đẩy quá trình tương tác, thảo luận giữa các thành viên để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu chung.

- Giảm lãng phí, tăng hiệu quả, đơn giản hoá quy trình.

- Tăng sự hài lòng của nhân viên bằng việc khen thưởng cho những sự đề xuất về cải tiến, tạo sự gắn kết và nâng cao lòng trung thành với tổ chức.

Trong cuộc sống, áp dụng phương pháp Kaizen cũng mang lại nhiều kết quả tốt như:

- Giảm sự áp lực và thất vọng khi đặt mục tiêu quá lớn. Thay vào đó, hoàn thành được những cột mốc nhỏ giúp tạo động lực và sự hài lòng trong cuộc sống.

- Tạo sự kiên trì, nâng cao sức bền khi theo đuổi các mục tiêu trong cuộc sống (đơn giản như giảm cân) vì những sự tiến bộ nhỏ giúp ta không nản lòng khi thấy rõ thành quả trước mắt. ·       Cải thiện cuộc sống từng ngày với những thay đổi tích cực nhỏ, ảnh hưởng lớn.

- Tiết kiệm thời gian và năng lượng. 

- Tăng cường sáng tạo và tư duy phản biện.

- Nâng cao sự tự tin và khả năng làm chủ cuộc sống. Với những lợi ích này, phương pháp Kaizen là lựa chọn hoàn hảo cho hành trình thay đổi bản thân, thay đổi tình trạng công việc và thay đổi cả một hệ thống doanh nghiệp, tổ chức.  

10 nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kaizen

Để Titititada bật mí cho bạn 10 nguyên tắc của phương pháp “thần thánh” này để cải thiện cuộc sống và công việc nhé.

1. Cải thiện liên tục – Một hành trình không ngừng nghỉ

Sự phát triển không bao giờ có giới hạn. Mỗi ngày là cơ hội để thay đổi và tiến bộ, dù chỉ một bước nhỏ. Vì vậy, bạn luôn tìm cách để tăng thêm giá trị gia tăng trong mỗi nhiệm vụ công việc, mỗi thói quen hằng ngày nhằm giúp công việc tiến triển và cuộc sống tốt hơn.

2. Loại bỏ các quan niệm cũ và truyền thống không còn phù hợp

Sẵn sàng thay đổi và phá vỡ lối mòn, vì sự đổi mới là chìa khóa để đạt được những thành quả vượt trội. Thay vì luôn làm theo một quy trình cũ, bạn thử suy nghĩ một các khác biệt nhưng hiệu quả hơn, đổi mới hơn và phù hợp với thời đại hơn.

3. Hành động thay vì bào chữa

Đừng để những lý do thất bại cản trở. Hãy tìm cách vượt qua khó khăn và chịu trách nhiệm để biến mọi thứ thành hiện thực.Đôi khi, thất bại sẽ là động lực lớn hơn để bạn quyết tâm hành động thay đổi và cải thiện.

4. Chất vấn hiện tại và tìm cách làm mới

Không chấp nhận trạng thái hiện tại là đủ tốt. Hãy thử nghiệm các giải pháp mới, đánh giá hiệu quả và không ngừng cải tiến. Dù trong công việc hay trong cuộc sống bạn luôn có thể cải thiện mọi thứ một chút tốt hơn .

5. Sửa lỗi ngay khi phát hiện
Sai lầm là cơ hội để học hỏi. Thay vì trì hoãn, hãy xử lý vấn đề ngay lập tức để ngăn ngừa hậu quả lâu dài. Ngoài ra, cần đánh giá lý do cho sai phạm và tìm cách giải quyết nguyên do sâu xa để tránh lặp lại trong tương lai.

6. Trao quyền và thúc đẩy sự tham gia của mọi người

Tất cả nhân viên đều có thể đóng góp vào quá trình cải tiến nhỏ thành công lớn. Hãy tạo điều kiện để mọi người chia sẻ ý tưởng và cùng giải quyết vấn đề. Trong cuộc sống, nếu bạn gặp vấn đề với những người xung quanh, hãy cùng nhau chia sẻ và tìm hướng giải quyết, tránh việc im lặng và ôm việc giải quyết một mình để rồi không có tiếng nói chung.

7.  Phân tích nguyên nhân gốc rễ với phương pháp 5 Why

Khi đối mặt với khó khăn, đặt câu hỏi “Tại sao” năm lần để hiểu rõ nguyên nhân thực sự và đưa ra giải pháp hiệu quả. Đây là phương pháp giúp bạn nắm rõ tình hình, gốc rễ của vấn đề và từ đó đưa ra hướng giải quyết đúng với nguyên nhân tìm ra.

8. Tiết kiệm để tái đầu tư vào cải tiến

Hãy tối ưu hóa chi phí và tận dụng nguồn lực hiệu quả. Những cải tiến nhỏ có thể tạo ra khoản tiết kiệm lớn, góp phần vào các cải tiến tiếp theo. Tương tự vấn đề quản lý tài chính cá nhân trong cuộc sống, khi bạn biết cách tối ưu nguồn thu nhập và đầu tư khôn ngoan, bạn sẽ có thể xây dựng một khoản tài chính vững vàng, là bệ phóng cho những “cải tiến nhỏ thành công lớn” trong cuộc sống bản thân. Bạn có thể tự mình tìm hiểu hoặc sử dụng các công cụ AI hỗ trợ như Cố vấn Robo AI để tối ưu hoá khoản đầu tư của mình.

9.  Đo lường và đánh giá dựa trên dữ liệu

Theo dõi tiến độ bằng cách sử dụng dữ liệu cụ thể, so sánh kết quả với mục tiêu đã đề ra để đảm bảo thực hiện đúng cam kết. Việc theo dõi và đánh giá giúp bạn hiểu rõ mình đang ở đâu trên hành trình đạt đến mục tiêu của bản thân, từ đó có sự điều chỉnh và kế hoạch hành động phù hợp.

10.  Linh hoạt và đổi mới để thích nghi với sự thay đổi

Đừng ngại cập nhật phương pháp làm việc để phù hợp với hoàn cảnh mới. Đổi mới liên tục là cách duy trì hiệu quả trong dài hạn. Trong cuộc sống, bạn cần tư duy cởi mở để đón nhận những lời góp ý và nhận xét mang tính xây dựng của người khác, từ đó đánh giá khách quan về tình hình của bản thân và thực hiện thay đổi để trở nên tốt hơn.

3 cách áp dụng phương pháp Kaizen hiệu quả vào cuộc sống cá nhân

Bạn có thể nghe rất nặng nề về lý thuyết khi nói đến triết ly, thuật ngữ hay những cụm tư mang tính hàn lâm. Tuy nhiên, phương pháp Kaizen có thể thực hiện hiệu quả với mức độ cá nhân và giúp cuộc sống của bạn trở nên tốt hơn. Vì vậy, cùng tham khảo 3 cách sau đây mà Tititada gợi ý nhé:

1. Xác định các vấn đề làm lãng phí thời gian và năng lượng của bạn

Một khi bản thân cảm thấy bị cạn kiệt năng lượng, bạn cần xem xét nhiệm vụ nào đang làm tốn nhiều thời gian của bạn trong ngày, nguyên nhân dẫn đến việc tốn quá nhiều thời gian và sức lực vào nhiệm vụ đó, bạn đã thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào, đã hiệu quả chưa,…

Bạn cần rà soát lại lịch trình của bản thân, liệt kê toàn bộ nhiệm vụ mất thời gian và bắt đầu “tracking” thời gian khoảng 1 tuần. Khi có dữ liệu, bạn cần tìm cách thực hiện nó nhanh hơn hoặc có thể loại bỏ nhiệm vụ đó nếu không cần thiết.

2. Đặt câu hỏi mỗi ngày để tăng năng suất trong từng việc nhỏ

Bạn có thể tự hỏi “Làm sao tôi có thể hoàn thành được công việc này nhanh hơn?” hay “Có cách nào khác khiến việc dọn dẹp nhà cửa trở nên dễ dàng?”. Hoặc là, tự đặt câu hỏi “Mình cần thay đổi công đoạn nào để việc nấu ăn nhanh gọn hơn, không mất nhiều thời gian?”. Ở khía cạnh gia đình, bạn có thể tự hỏi “Mình cần làm gì để gắn kết hơn với các thành viên trong gia đình?”. Về tài chính, “Làm sao tôi có thể tăng thu nhập của bản thân, tôi nên tích luỹ hay học đầu tư chứng khoán?”. Luôn đặt câu hỏi và tìm kiếm câu trả lời trong từng việc nhỏ sẽ làm cho cuộc sống bạn ngày càng cải thiện.

3. Luôn theo dõi và đánh giá sự tiến bộ

Đặt câu hỏi và lên kế hoạch thì bạn đã đi được gần hết quá trình Kaizen. Tuy nhiên, việc theo dõi và đánh giá là yếu tố quyết định giúp bạn cải thiện cuộc sống thành công. Bạn có thể ngẫm lại theo từng tuần với những câu hỏi sau:

- Bạn đã làm gì tuần vừa rồi để cải thiện?

- Bạn đã làm tốt chưa?

- Nếu chưa, lý do vì sao?

- Kế hoạch hành động cho tuần tiếp theo để đảm bảo thực hiện đúng như bản thân đặt ra.  

Tóm lại, triết lý Kaizen giúp bạn đạt được những cột mốc nhỏ trong cuộc sống, từ đó tích luỹ lâu dài thành một sự thay đổi lớn giúp cải thiện cuộc sống một cách đáng kể.