Phương pháp kế toán tiền mặt

Phương pháp kế toán tiền mặt (Cash accounting) là một phương pháp trong đó các khoản thu và chi phí sẽ ghi nhận trong kỳ được thanh toán kỳ được chi trả thực tế. Nói cách khác, doanh thu và chi phí được ghi nhận khi tiền mặt được nhận hoặc trả tương ứng thay vì được ghi nhận khi phát sinh như kế toán dồn tích.

Khi các giao dịch được ghi lại trên cơ sở kế toán tiền mặt, chúng sẽ ảnh hưởng đến sổ sách của công ty với độ trễ kể từ khi giao dịch được hoàn thành. Kết quả là kế toán tiền mặt thường kém chính xác hơn kế toán dồn tích trong ngắn hạn.

Giả sử Công ty A nhận được 10,000 USD từ việc bán 10 máy tính được bán cho Công ty B vào ngày 2 tháng 11 và ghi nhận việc bán hàng xảy ra vào ngày 2 tháng 11. Thực tế là Công ty B đã đặt hàng máy tính và được giao vào ngày 5 tháng 10 nhưng được coi là không liên quan vì Công ty A chưa nhận được số tiền thanh toán. Sau khi nhận tiền thanh toán thực tế vào ngày 2 tháng 11 Công ty A mới ghi nhận doanh thu. Ngược lại, theo kế toán dồn tích, Công ty A sẽ ghi nhận doanh thu 10,000 USD vào ngày 5 tháng 10, mặc dù chưa có tiền mặt nào được trao tay.

Hạn chế của phương pháp này là không cung cấp bức tranh chính xác về các khoản nợ đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán, do đó doanh nghiệp trông như làm ăn khá giả hơn thực tế. Mặt khác, việc sử dụng phương pháp này cũng khiến các doanh nghiệp trở nên ít hấp dẫn so với tình hình thực tế sau khi đã hoàn thành cung cấp dịch vụ khối lượng lớn và đang chờ thanh toán. Do đó, nó có thể phóng đại hoặc đánh giá thấp tình trạng của doanh nghiệp nếu các khoản thu hoặc thanh toán xảy ra đặc biệt cao hoặc thấp trong kỳ này so với kỳ khác.