Cách làm việc nhóm hiệu quả để tăng năng suất

Điểm nhấn chính:

- Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng cá nhân có thể giao tiếp và biết cách làm việc nhóm hiệu quả với các cá nhân hoặc bộ phận khác để cùng hướng tới một mục tiêu chung.

- Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả quan trọng trong thời đại kỹ thuật số, đòi hỏi cá nhân phải nâng cao kỹ năng để thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc.

Trong môi trường làm việc ở thời đại mới, mỗi cá nhân cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn lẫn cả kỹ năng mềm cần thiết để có hiệu suất công việc cao nhất. Một trong số đó là kỹ năng làm việc nhóm. Vậy thì, cùng Tititada gia tăng năng suất công việc thông qua việc cải thiện kỹ năng làm việc nhóm nhé!    

1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm được hiểu là sự phối hợp giữa nhiều thành viên trong cùng một nhóm hay phòng ban. Điều này đòi hỏi sự tương tác dưới nhiều hình thức giữa các thành viên với nhau như nói chuyện, nhắn tin, viết email,…

Trong môi trường công sở, tần suất làm việc nhóm xảy ra thường xuyên và có thể lên đến mỗi ngày, mỗi giờ. Vì vậy, có được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ mang lại hiệu suất lớn hơn trong công việc, giúp các mắt xích trong một chuỗi công việc phối hợp nhịp nhàng để đầu ra công việc đạt được hiệu quả cao nhất.

Vậy thì kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skills) là khả năng cá nhân có thể giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các cá nhân hoặc bộ phận khác để cùng hướng tới một mục tiêu chung, giúp cho tổ chức vận hành trơn tru và mang lại kết quả mong muốn. Kỹ năng làm việc nhóm được thể hiện và luyện tập thông qua mọi hoạt động giao tiếp trong cuộc họp, trao đổi công việc, thảo luận các vấn đề hoặc các hoạt động khác cần sự phối hợp giữa nhiều bên.

Để có được kỹ năng làm việc nhóm thuần thục, cá nhân phải tích luỹ và rèn luyện các tố chất khác như thích ứng, linh hoạt, lãnh đạo, giải quyết xung đột, quản lý cảm xúc, nắm bắt thông tin mau chóng và khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh đó, những kỹ năng thuộc về cá nhân cũng đóng góp cho quá trình làm việc nhóm hiệu quả như quản lý thời gian, làm chủ (ownership) công việc để sắp xếp và đảm bảo nhiệm vụ cá nhân theo kịp các công việc chung.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là yêu cầu quan trọng trong thời đại kỹ thuật số, khi một công ty có thể thuê nhân viên trên khắp thế giới, gây ra sự cản trở về vị trí địa lý và tương tác trực tiếp. Vì vậy, cá nhân càng phải nâng cao kỹ năng này để thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc quốc tế, trực tuyến thông qua các nền tảng khác nhau. Khi đó, kỹ năng làm việc nhóm sẽ mang lại vô vàn lợi ích.  

2. Các lợi ích kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mang lại

2.1. Đối với doanh nghiệp, tổ chức, phòng ban

Khi mỗi cá nhân có kỹ năng làm việc nhóm tốt, tập thể sẽ cùng nhau đạt được mục tiêu chung và có thể phát triển lâu dài và bền vững. Không những vậy, doanh nghiệp còn có được những lợi ích sau khi sở hữu đội ngũ nhân lực có kỹ năng làm việc nhóm tốt như:

- Tăng cường sự gắn kết: Khi cá nhân trong một tập thể có thể làm việc mượt mà với nhau, sự đoàn kết trong phòng ban, doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Đây là sức mạnh vô hình giúp nội tại doanh nghiệp mạnh hơn, từ đó tạo tiền đề cho những mục tiêu cao hơn như tạo ra sản phẩm/dịch vụ dẫn đầu, hướng đến tương lai phát triển vững mạnh.

- Giải quyết vấn đề hiệu quả: Sự ăn ý và thấu hiểu trong quá trình làm việc giữa các cá nhân và phòng ban với nhau giúp vấn để được mau chóng giải quyết, mang lại kết quả làm việc cao nhất.

- Đưa ra phương hướng và quyết định đúng đắn: Khi có sự kết nối giữa các thành viên, giúp mỗi cá nhân nhận ra tầm quan trọng của việc đóng góp ý kiến một cách hiệu quả, sẽ là một nhân tố quan trọng giúp ban lãnh đạo có cái nhìn đa chiều, từ đó đi đến quyết định tối ưu nhất.

Ngoài việc doanh nghiệp có thể gặt hái thành công nhờ kỹ năng của mỗi cá nhân tốt, chính mỗi nhân viên đó cũng nhận lại cho bản thân những lợi ích nhất định.  

2.2. Đối với cá nhân

Ở góc độ của một cá nhân trong đội nhóm hay tập thể, sở hữu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ mang lại cho họ rất nhiều lợi ích, cụ thể:

- Hiệu suất công việc tăng cao: Khi mỗi ngày đi làm là một sự mượt mà và trơn tru từ sự phối hợp giữa bản thân mình và các thành viên khác, năng suất làm việc của bạn sẽ được tăng cao. Từ đó, tạo động lực và sự hứng thú cũng như cảm xúc tích cực cho cá nhân bạn.

- Phát triển bộ kỹ năng mềm liên quan: Để có được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, bạn phải trải qua quá trình rèn dũa các kỹ năng khác như giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, sự kỷ luật trong công việc, tư duy phản biện, kỹ năng xử lý vấn đề… Từ đó, bạn đang “làm giàu” cho bản thân mình, giúp tăng cơ hội thăng tiến và tiến nhưng bậc cao hơn trong sự nghiệp của mình.

- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên: Khi có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, bạn có thể tạo dựng những mối liên hệ chất lượng với các cộng sự của mình và thâm chí là cấp trên. Việc này nhờ hiệu quả công việc mà bạn đã chứng minh được thông qua sự giao tiếp, làm việc nhóm mỗi ngày.

Với rất nhiều lợi ích có được khi sở hữu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, bạn cần nhìn nhận kỹ năng này như một yếu tố quan trọng cho công việc của mình. Để Tititada bật mí cho bạn 5 cách làm việc nhóm hiệu quả nhé!  

3. 5 cách làm việc nhóm hiệu quả tăng năng suất công việc

Như đã đề cập ở trên, kết quả của việc làm việc nhóm hiệu quả dựa trên sự tích hợp với những kỹ năng liên quan khác. Vì vậy, bạn cần cải thiện đều những kỹ năng sau để từ đó nâng cao kỹ năng làm việc nhóm:

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

- Kỹ năng quản lý cảm xúc

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng lãnh đạo

- Kỹ năng làm chủ công việc

-  Sự chủ động trong công việc

- Tư duy phản biện

- Kỹ năng lắng nghe chủ động

- Tính kỷ luật và trách nhiệm

Ngoài việc phát triển đều các kỹ năng mềm trên, bạn cần nắm rõ 5 cách sau để làm việc nhóm hiệu quả giúp tăng năng suất công việc:

-  Xây dựng và hiểu rõ mục tiêu chung: bạn cần tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu của đội nhóm mình, từ đó nêu được ý kiến cá nhân cũng như lắng nghe ý kiến của mọi người. Từ đó đi đến thống nhất được mục tiêu chung mà bạn đã hiểu và nắm rõ. Việc này giúp bạn hiểu công việc mình đang làm có đóng góp gì cho mục tiêu chung, tạo định hướng rõ ràng cũng như động lực làm việc của bạn.

- Nắm rõ vai trò của các thành viên trong đội nhóm: đây là bước vô cùng quan trọng khi làm việc nhóm. Khi bạn nắm rõ vai trò của các thành viên, bạn sẽ chủ động liên hệ đầu mối làm việc đó khi có vấn đề liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng làm việc.

- Thống nhất và hiểu cách thức hoạt động: việc các cá nhân hiểu rõ cách làm việc đã thống nhất giúp hạn chế tối đa các tranh cãi hoặc hiểu lầm không đáng có về cách làm việc của nhau hoặc các quy tắc chung.

- Tôn trọng ý kiến: để người khác lắng nghe và tiếp thu ý kiến của mình trong các cuộc thảo luận, bạn cần tôn trọng ý kiến của người khác trước tiên, luôn tỏ thái độ cầu thị, cởi mở để lắng với tinh thần hướng đến mục tiêu chung.

- Động viên và thấu hiểu: trong quá trình làm việc không tránh khỏi những lúc chưa đạt được mục tiêu đề ra. Lúc này, bạn cần động viên và khích lệ các thành viên, đồng thời bắt đầu tìm hiểu lý do và từ đó đề xuất những hướng giải quyết hợp lý. Kỹ năng làm việc nhóm được xem là một trong những yếu tố quan trọng để làm việc hiệu quả trong thời đại mới, giúp kết nối và làm tăng năng suất công việc lên cao nhất. Vì vậy, hiểu rõ tầm quan trọng cũng nhưng những cách làm việc nhóm hiệu quả là việc nên được ưu tiên hàng đầu để bạn có thể làm việc với hiệu suất tối ưu.