Cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Điểm nhấn chính:

- Hiểu về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp cũng như các hình thức trong giao tiếp.

- Biết cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả và những điều nên tránh khi giao tiếp.   

Giao tiếp là gì?

Hiểu đơn giản, giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa hai đối tượng (cá nhân, tổ chức) với nhau. Đây là việc con người truyền đạt ý tưởng, thông điệp, quan điểm và tiếp nhận phản hồi từ người khác.

Giao tiếp được thực hiện dưới đa dạng các hình thức khác nhau như lời nói, văn bản, hình ảnh, âm thanh, ngôn ngữ cơ thể, tín hiệu đặc biệt. Các hình thức có thể đan xen lẫn nhau trong quá trình trao đổi để các bên có thể tiếp nhận thông tin trọn vẹn và phản hồi một cách hiệu quả.

Giao tiếp đóng vai trò để giúp các bên đạt được mục đích như truyền tải thông tin, kêu gọi sự đồng thuận, tạo sự thấu hiểu, góp phần tạo nên các liên kết xã hội giữa các cá nhân, tổ chức.  

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng cá nhân có thể truyền tải thông điệp và đạt được mục tiêu giao tiếp của mình. Theo đó truyền tải thông điệp rõ ràng, rành mạch, đầy đủ thông tin cần thiết để người nghe nắm bắt được ý tưởng của mình là một trong những kỹ năng giao tiếp cần thiết. Thông qua việc kết hợp mượt mà các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu, sắc thái và biểu cảm, kỹ năng giao tiếp được cho là ở mức tốt.  

Các hình thức trong giao tiếp

Giao tiếp trong cuộc sống được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức này có thể đan xen lẫn nhau để giúp cho việc giao tiếp được trở nên hiệu quả nhất.

Giao tiếp bằng lời (Verbal Communication)

- Trực tiếp: Trao đổi mặt đối mặt, qua các cuộc họp, trò chuyện.

- Qua phương tiện: Điện thoại, video call, tin nhắn thoại.

- Ưu điểm: Dễ truyền đạt cảm xúc, ý nghĩa, và giải thích rõ ràng.

- Yếu tố quan trọng: Giọng điệu, tốc độ nói, từ ngữ sử dụng.

Giao tiếp phi ngôn ngữ (Non-verbal Communication)

- Ngôn ngữ cơ thể: Cử chỉ, nét mặt, ánh mắt, tư thế.

- Không gian giao tiếp: Khoảng cách giữa các bên khi trò chuyện.

- Biểu tượng và hình ảnh: Hình vẽ, ký hiệu, biểu tượng cảm xúc.

- Dùng để hỗ trợ, bổ sung hoặc thay thế lời nói.

Giao tiếp viết (Written Communication)

- Email, tin nhắn, thư từ, báo cáo, tài liệu.

- Ưu điểm: Có thể lưu trữ, dễ xem lại.

- Đòi hỏi: Rõ ràng, mạch lạc, ngữ pháp chính xác. Giao tiếp trực tuyến (Digital Communication)

- Thông qua mạng xã hội (Facebook, Instagram), các ứng dụng chat (Zalo, Messenger).

- Video conference, diễn đàn trực tuyến.

- Đặc điểm: Nhanh chóng, kết nối mọi nơi, nhưng dễ bị hiểu sai nếu thiếu ngữ cảnh.

Giao tiếp nhóm (Group Communication)

- Diễn ra trong các cuộc họp, hội thảo, thảo luận nhóm.

- Yêu cầu: Kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi, và làm việc nhóm hiệu quả. Giao tiếp đại chúng (Mass Communication)

- Thông qua các phương tiện như truyền hình, báo chí, mạng xã hội để tiếp cận số đông.

- Yêu cầu nội dung ngắn gọn, hấp dẫn, dễ hiểu.  

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Mỗi một kỹ năng đều cần sự luyện tập và trau đồi, kỹ năng giao tiếp không phải là ngoại lệ. Để luyện tập được kỹ năng này, bạn cần thực hành thường xuyên trong đời sống hằng ngày, tận dụng mọi cơ hội khi giao tiếp với người khác để cải thiện và giúp bản thân đạt được mục đích giao tiếp. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả:

1. Thực hành lắng nghe chủ động

Việc lắng nghe rất quan trọng để đạt được hiệu quả giao tiếp tốt nhất, giúp bạn nắm bắt được câu chuyện và phản hồi một cách hợp lý. Bạn có thể tham khảo 3 ý sau đây để lắng nghe chủ động hơn:

- Tập trung hoàn toàn vào người nói, không cắt ngang.

- Ghi chú hoặc nhắc lại ý chính của họ để thể hiện sự hiểu và quan tâm.

- Đặt câu hỏi mở để khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn.

2. Học cách diễn đạt rõ ràng

Đây là một kỹ năng khá khó và cần sự luyện tập rất nhiều. Tuy nhiên, bạn chỉ cần kiên nhẫn và thực hành thường xuyên, việc diễn đạt rõ ràng, đủ ý sẽ trở nên dễ dàng hơn.

-  Thực hành nói ngắn gọn, tránh lan man.

- Nâng cao tần suất đọc sách, đọc báo và các nguồn khác để mở rộng vốn từ và học tập cách diễn đạt.

- Tập kể một câu chuyện ngắn hoặc trình bày ý tưởng trong vòng 1-2 phút.

- Ghi âm lời nói của mình để tự đánh giá và cải thiện.

3. Phát triển ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể như tiếng nói không thành lời, có tác động mạnh mẽ đến đối phương và là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. Vì vậy, bạn cũng cần luyện tập khả năng truyền đạt thông tin qua ngôn ngữ cơ thể bằng những cách sau:

- Tập giao tiếp bằng mắt khi trò chuyện.

- Đứng trước gương để luyện tập nét mặt, tư thế tự tin và tự nhiên.

- Ghi hình buổi nói chuyện của mình để xem lại cách cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể.

4. Tham gia các hoạt động giao tiếp
Sau khi nắm bắt được những cách thức và phương pháp được gợi ý ở trên, bạn cần chủ động áp dụng hoặc nâng cao những kỹ thuật trên bằng những cách sau:

- Đăng ký các lớp học về thuyết trình hoặc tranh biện.

- Tham gia các buổi networking, câu lạc bộ nói trước đám đông (Toastmasters chẳng hạn).

- Tìm cơ hội trò chuyện với người lạ để xây dựng sự tự tin.

5. Thực hành giao tiếp qua viết

Ngôn ngữ viết là một phần quan trọng trong việc truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu. Vì vậy, kỹ năng này cũng cần được luyện tập thường xuyên bằng những cách sau:

- Luyện viết email, tin nhắn chuyên nghiệp và ngắn gọn.

- Viết nhật ký hoặc blog để phát triển khả năng tổ chức ý tưởng.  

Một số lỗi cần tránh để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp cũng như là một loại hình nghệ thuật và chúng ta như những người nghệ sĩ. Để đạt được mục đích thông qua việc giao tiếp, “người nghệ sĩ” cũng cần phải tránh những việc sau đây:

- Ngắt lời hoặc không lắng nghe: Ngắt ngang khi người khác đang nói thể hiện sự thiếu tôn trọng. Ngoài ra, không chú ý đến câu chuyện của người khác dễ làm họ cảm thấy không được quan tâm.

- Nói quá nhiều về bản thân: Chỉ tập trung vào câu chuyện hoặc thành công của mình mà quên hỏi han người khác khiến cuộc trò chuyện trở nên mất cân bằng và nhàm chán.

- Sử dụng ngôn từ không phù hợp: Dùng từ ngữ quá phức tạp hoặc không phù hợp với ngữ cảnh hoặc nói những lời khó nghe, chỉ trích thẳng thừng hoặc mang tính xúc phạm sẽ làm xấu đi hiệu quả giao tiếp và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn.

- Thiếu ngôn ngữ cơ thể tích cực: Tránh giao tiếp mắt, khoanh tay, hoặc có tư thế không thân thiện dễ tạo cảm giác lạnh nhạt hay biểu cảm khuôn mặt không phù hợp, như cười khi người khác chia sẻ chuyện nghiêm túc có thể khiến bạn bị trừ điểm trong mắt người khác, làm hiệu quả giao tiếp giảm xuống

- Nói vòng vo hoặc không rõ ràng: Truyền đạt thông điệp mơ hồ, không cụ thể gây khó hiểu hoặc nói dài dòng sẽ khiến người nghe mất kiên nhẫn.

- Độc thoại hoặc không quan tâm đến phản ứng của đối phương: Không để ý thái độ hoặc phản ứng của người nghe để điều chỉnh cách nói cũng như nói liên tục mà không tạo cơ hội cho người khác bày tỏ ý kiến cũng là một điều nên tránh khi giao tiếp.

- Quên kiểm soát cảm xúc: Để cảm xúc tiêu cực (giận dữ, cáu gắt) chi phối lời nói hoặc tranh cãi không cần thiết hoặc làm mất bình tĩnh trong cuộc trò chuyện sẽ làm cho việc giao tiếp kém hiệu quả.

- Dùng thiết bị di động không đúng lúc: Kiểm tra điện thoại hoặc nhắn tin trong khi giao tiếp khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng.

- Thiếu đồng cảm và tôn trọng: Không cố gắng hiểu cảm xúc, tình huống của người khác đi kèm với việc  nói chuyện giọng điệu khinh thường hoặc cười cợt sẽ khiến người nghe mất thiện cảm và bạn có thể mất đi mối quan hệ đó.

Tóm lại, phát triển kỹ năng giao tiếp không thể đạt được trong 1-2 ngày mà cần sự luyện tập bền bỉ mới có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả và giúp bạn đạt được những mục đích cao hơn.