Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Bài viết này, Tititiada sẽ cung cấp một cách khái quát kiến thức về các loại cơ cấu tổ chức, lợi ích của việc xây dụng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp và các yếu tố cụ thể của từng loại.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là cách công ty phân chia vai trò, trách nhiệm, chức năng công việc, trách nhiệm giải trình và quyền ra quyết định. Nhân viên muốn hiểu trách nhiệm công việc của họ, người mà họ sẽ báo cáo công việc, những quyết định họ có thể đưa ra cũng như cách họ trao đổi với những người/nhóm khác trong công ty. Đó chính là vai trò của một cơ cấu tổ chức. Theo đó, có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau.

Cơ cấu tập trung vs. Cơ cấu phi tập trung

Nhiều công ty sử dụng cơ cấu tổ chức tập trung. Với mô hình tổ chức truyền thống này, các quyết định được truyền từ trên xuống theo một chuỗi cấp bậc xác định và mỗi vị trí được xác định trách nhiệm rõ ràng.

Ngược lại, với cơ cấu tổ chức không tập trung, các nhóm có nhiều quyền tự chủ hơn để đưa ra quyết định và có thể có sự hợp tác chéo giữa các phòng ban, nhóm. Lối tổ chức phông tập trung có thể giúp các công ty xử lý vấn đề nhanh chóng cũng như thích ứng nhanh với nhu cầu thay đổi.

Cơ cấu phân quyền vs. Cơ cấu vòng tròn

Cơ cấu tổ chức phân quyền, hay cấp bậc, là sơ đồ tổ chức có hình kim tự tháp mà chúng ta thường thấy. Cấp cao nhất sẽ ban hành, họ đưa ra các quyết định, chỉ thị và sau đó truyền xuống cho các quản lý cấp trung và tiếp tục, với mỗi cấp độ giảm dần thì trách nhiệm và quyền hạn sẽ giảm tương ứng.

Ngược lại, sơ đồ cơ cấu tổ chức vòng tròn trông giống như các vòng tròn đồng tâm với giám đốc, trong đó ban lãnh đạo công ty nằm ở vòng tròn trung tâm và các nhân viên cấp thấp nằm ở vòng ngoài. Thay vì thông tin được truyền xuống, thông tin trong mô hình cơ cấu này được truyền ra các vòng quản lý tiếp theo.

Cơ cấu theo chiều dọc vs. Cơ cấu phẳng

Sơ đồ tổ chức theo chiều dọc có một chuỗi lệnh rõ ràng với một nhóm nhỏ các nhà lãnh đạo ở trên cùng và mỗi cấp tiếp theo sẽ có quyền hạn và trách nhiệm ít hơn (như cơ cấu vòng tròn). Theo đó, các nhóm tổ chức theo chức năng, sản phẩm, thị trường hay địa điểm địa lý riêng biệt là các ví dụ của cơ cấu tổ chức theo chiều dọc.

Với cơ cấu tổ chức phẳng, một người có thể truyền thông báo tới cho nhiều người cùng lúc và có mối liên hệ trách nhiệm và quyền ra quyết định giữa các bộ phận.

Lợi ích của một cơ cấu tổ chức rõ ràng, phù hợp

Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp với các hoạt động, mục tiêu của công ty đem lại rất nhiều lợi ích. Các lợi ích có thể kể đến như:

- Cung cấp trách nhiệm giải trình

- Chỉ rõ kỳ vọng

- Căn cứ tiêu chí để xét thăng chức

- Chỉ định bộ phận ra quyết định

- Tăng tính hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp

- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng, ban

Các thành phần cần thiết của một cơ cấu tổ chức rõ ràng

Bất kể loại cơ cấu tổ chức nào cũng cần phải có các thành phần sau:

- Phần các phòng ban hoặc nhóm trong tổ chức

- Phân cấp bậc

- Vai trò và trách nhiệm của từng cấp bậc (phân công và điều phối công việc)

- Quyền ra quyết định

- Phạm vi kiểm soát

4 loại cơ cấu tổ chức phổ biến

Cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng/vai trò

Cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng/vai trò là một trong những cơ cấu tổ chức phổ biến nhất. Cơ cấu này có sự lãnh đạo tập trung (theo chiều dọc và thứ bậc), và dưới đó là các nhóm hoạt động riêng biệt theo từng bộ phận, chức năng khác nhau, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển; sản xuất; tiếp thị; nhân sự... Mỗi nhóm trong cơ cấu tổ chức này được xác định rõ vai trò, chức năng công việc, chuỗi quyền chỉ huy từ lãnh đạo cấp trên cùng. Cơ cấu tổ chức này tạo điều kiện chuyên môn hóa, khả năng mở rộng và tăng cường trách nhiệm giải trình cho mỗi bộ phận. Tuy nhiên, cấu trúc này có thể bị quá hạn chế và cản trở sự phát triển của nhân viên, khả năng trao đổi và hợp tác với các bộ phận khác.

Cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm hoặc thị trường

Cùng với cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng, cơ cấu dựa trên sản phẩm hoặc thị trường là cơ cấu phân quyền, cơ cấu theo chiều dọc và cơ cấu tập trung. Loại cấu trúc này có thể mang lại lợi ích cho các công ty có nhiều dòng sản phẩm hoặc phân đoạn thị trường đa dạng, nhưng nó có thể gây khó khăn cho việc mở rộng quy mô. Bên cạnh đó, nó có thể kém hiệu quả nếu các nhóm sản phẩm hoặc phân đoạn thị trường có các chức năng tương tự nhau hoặc không có sự trao đổi tốt giữa các nhóm. Khi đó, tổ chức có nguy cơ không có sự tương thích giữa các nhóm sản phẩm/thị trường khác nhau.

Cơ cấu tổ chức dựa trên cấu trúc địa lý

Cấu trúc địa lý là một lựa chọn tốt cho các công ty có hoạt động trên phạm vi địa lý rộng trong một ngành mà việc doanh nghiệp gần với khách hàng và nhà cung cấp là điều cần thiết. Cấu trúc địa lý cho phép công ty tạo ra các cơ cấu tổ chức phù hợp với văn hóa, ngôn ngữ và hệ thống đặc thù của từng địa điểm.

Cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình

Tương tự với cơ cấu tổ chức dựa trên vai trò, cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình được cấu trúc theo cách tuân theo vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ. Chẳng hạn, tổ chức có thể được chia thành nhóm: nghiên cứu và phát triển (R&D), tạo sản phẩm, chuỗi cung ứng, thanh toán và dịch vụ khách hàng. Cấu trúc này có thể thúc đẩy sự hiệu quả, mối gắn kết giữa các phòng/ban và chuyên môn hóa, nhưng nó cũng có thể tạo ra rào cản giữa các phòng/ban nếu việc trao đổi không được ưu tiên.

Các loại cơ cấu tổ chức thay thế khác

Cơ cấu tổ chức ma trận

Trong cơ cấu tổ chức ma trận, nhân viên có thể có trách nhiệm báo cáo với hai hoặc nhiều sếp. Ví dụ, một chuyên gia marketing có thể có nghĩa vụ báo cáo trong cả hai nhóm, tiếp thị và sản phẩm. Cơ cấu tổ chức ma trận mang lại sự linh hoạt, cho phép chia sẻ nguồn lực và thúc đẩy sự hợp tác trong công ty. Tuy nhiên, một cơ cấu tổ chức phức tạp có thể gây nhầm lẫn về trách nhiệm giải trình và việc trao đổi, đặc biệt là giữa các nhân viên mới.

Cơ cấu tổ chức hữu cơ

Không giống như cơ cấu tổ chức theo chiều dọc, cấu trúc này tạo điều kiện trao đổi giữa tất cả các nhân viên. Vì thế, đây là loại cơ cấu tổ chức phức tạp nhất, nhưng nó cũng có thể được xem là hiệu quả nhất. Mặc dù khó có thể biết được ai là người có quyền ra quyết định cuối cùng, nhưng nó cũng có thể thúc đẩy văn hóa công ty một cách tích cực vì nhân viên cảm thấy thoái mái hơn vì không bị ràng buộc bởi một cấp trên duy nhất. Cấu trúc này cũng có thể tiết kiệm chi phí vì nó làm giảm số lượng các nhà quản lý cấp trung.

Cách chọn cơ cấu tổ chức tốt nhất

Trên thực tế, không có cơ cấu tổ chức nào là đúng nhất. Khi đưa ra quyết định về cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất công ty, hãy xem xét những điều sau:

- Các vị trí và nhóm hiện tại trong công ty. Các vị trí công việc hiện được tổ chức như thế nào? Nó có thúc đẩy khả năng trao đổi và tăng năng suất không? Nó cản trở hay khuyến khích sự phát triển của nhân viên?

- Kế hoạch chiến lược. Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty là gì?

- Phản hồi từ nhân viên, quản lý cấp cao và các bên liên quan khác. Những người trong công ty nói gì về cơ cấu tổ chức của công ty? Bạn nhận được phản hồi gì từ các bên liên quan khác, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp?

- Thống nhất. Cấu trúc nào sẽ hỗ trợ tốt nhất cho các kế hoạch chiến lược của công ty và giải quyết mọi phản hồi?

Tóm tắt:

- Các công ty đều phải có một cơ cấu tổ chức cụ thể vì đó là cách công ty phân chia vai trò, trách nhiệm, chức năng công việc, trách nhiệm giải trình và quyền ra quyết định giữa các thành viên.

- Cơ cấu tổ chức sẽ giúp nhân viên hiểu trách nhiệm công việc của bản thân, người quản lý của họ, những quyết định họ có thể đưa ra cũng như cách họ trao đổi với những người/ nhóm khác trong công ty.