Quy tắc 80-20 là gì?

Điểm nhấn chính:

- Quy tắc 80-20 khẳng định rằng 80% kết quả (đầu ra) đến từ 20% nguyên nhân ban đầu (đầu vào), và thường tập trung vào  20% nguyên nhân ban đầu này sẽ tạo ra kết quả tốt nhất. 

- Mọi người đôi khi nhầm lẫn rằng nếu 20%  nên được ưu tiên thì 80% còn lại có thể bỏ qua, nhưng thực sự không phải như vậy.   

Quy tắc 80-20 là gì? 

Quy tắc 80-20, hay Nguyên tắc Pareto, chỉ ra rằng ở bất kỳ trường hợp nào, 80% kết quả (hoặc đầu ra) cũng bắt nguồn từ 20% nguyên nhân ban đầu (hoặc đầu vào). 

Trong kinh doanh, mục tiêu của quy tắc này là xác định các yếu tố đầu vào có khả năng mang lại năng suất cao nhất và ưu tiên chúng. Hoặc, hiểu rằng 80% doanh thu của công ty được tạo ra bởi 20% khách hàng của công ty. Theo quy tắc này, công ty có thể thuận lợi khi tập trung tiếp thị tới tập 20% khách hàng đó và giữ chân họ lại, nhằm củng cố và bảo đảm 80% doanh thu của họ. 

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là công ty nên bỏ qua tập khách hàng còn lại của mình. 

Mặt khác, bạn cũng có thể áp dụng khái niệm này cho bất kỳ lĩnh vực nào. Phân phối của cải, tài chính cá nhân, thói quen chi tiêu và thậm chí cả sự không chung thủy trong các mối quan hệ cá nhân đều có thể áp dụng quy tắc 80-20.   

Sự hiểu lầm của Quy tắc 80-20 

Quy tắc 80-20 không phải là một công thức toán học; nó không nhất thiết phải luôn có tỷ lệ phần trăm bằng 100%, bởi các thành phần đầu vào và đầu ra được thể hiện dưới các đơn vị khác nhau.  

Ngoài ra, quy tắc này không cho rằng, nếu 20% đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không quan trọng. Đây là một sai lầm về logic. Tất cả các thành phần của một quyết định hay chiến lược đều rất quan trọng và nên được xem xét kỹ lưỡng để đạt được kết quả TỐI ƯU, mà không phải TỐT NHẤT.   

Sự ra đời của Quy tắc 80-20 

Quy tắc 80-20 lần đầu tiên được sử dụng trong kinh tế vĩ mô để đề cập đến vấn đề phân bổ của cải ở Ý vào đầu thế kỷ 20. Nó được giới thiệu vào năm 1906 bởi nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto. 

Pareto nhận thấy rằng 20% số hạt giống trong vườn của ông chịu trách nhiệm cho 80% số hạt đậu thu hoạch được. Do vậy, ông đã mở rộng nguyên tắc này sang kinh tế học vĩ mô bằng cách chỉ ra rằng 80% của cải ở Ý thuộc sở hữu của chỉ 20% dân số. 

Vào những năm 1940, Tiến sĩ Joseph Juran, một nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị vận hành, đã áp dụng quy tắc 80-20 để kiểm soát chất lượng sản xuất kinh doanh. Và, ông đã chứng minh rằng 80% lỗi sản phẩm là do 20% vấn đề trong phương pháp sản xuất gây ra. Bằng cách tập trung vào và giảm thiểu 20% vấn đề đó trong sản xuất, một doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng tổng thể của sản phẩm. Juran gọi hiện tượng này là "số ít quan trọng và số ít tầm thường”.   

Ví dụ về Quy tắc 80-20 Áp dụng Quy tắc 80-20 vào lập mục tiêu tài chính cá nhân

Ví dụ, một sinh viên tốt nghiệp RMIT, Nam, đang làm bài tập cho môn truyền thông kỹ thuật số của anh ấy, và dự án là tạo một trang blog và theo dõi sự thành công của nó trong suốt học kỳ. 

Nam đã thiết kế, tạo và khởi chạy trang blog. Giữa học kỳ, giáo sư đã đánh giá chất lượng các blog. Blog của Nam, mặc dù nhìn chất lượng với các bài viết thú vị, nhưng lại có rất ít lượng truy cập nhất so với blog của các bạn cùng lớp. 

Xác định vấn đề

Nam tình cờ đọc được một bài báo về quy tắc 80-20. Nó nói rằng bạn có thể sử dụng khái niệm này trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì vậy, Nam thử nghĩ về cách áp dụng quy tắc này cho dự án blog của mình. Và rồi Nam nhận ra rằng ngay cả khi phần nội dung của anh rất xuất sắc, nó hầu như chẳng có giá trị gì nếu không có ai đọc nó. Nam suy luận, có lẽ vấn đề nằm ở việc việc tiếp thị blog hơn là đến từ chính nội dung của các blog đó. 

Áp dụng nguyên tắc 80-20

Nam quyết định tập trung 80% năng lượng của mình cho tất cả những gì liên quan đến blog, bao gồm cả nội dung của nó. 20% năng lượng còn lại được dùng để tìm kiếm nhóm khách hàng truy cập tiềm năng. 

Tập trung phân tích dữ liệu từ trang blog, đặc biệt là số lượng truy cập của blog. Nam tự hỏi: 

- Những nguồn nào chiếm top 20% của lưu lượng truy cập vào blog? 

- Top 20% của nhóm độc giả mà trang blog muốn tiếp cận là ai? Các đặc điểm của nhóm khán giả này là gì? Mình có đủ khả năng đầu tư nhiều hơn để làm hài lòng nhóm độc giả trên không? 

- Về mặt nội dung, bài đăng nào năm trong top 20% của các chủ đề có lượt xem nhiều nhất? 

- Mình có thể cải thiện các chủ đề đó và thu hút nhiều độc giả hơn từ nội dung đó không? 

Sau đó, Nam đã phân tích ra được câu trả lời cho những câu hỏi này và điều chỉnh blog của mình theo đó: 

- Nam điều chỉnh thiết kế và phong cách của blog để phù hợp với 20% đối tượng mục tiêu hàng đầu của mình (một chiến lược phổ biến trong tiếp thị vi mô- một loại tiếp thị có mục tiêu là các cá nhân hoặc nhóm nhỏ cụ thể). 

- Nam cũng viết lại một số nội dung để đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của độc giả mục tiêu.

- Mặt khác, Nam cũng điều chỉnh nội dung các bài blog để bao gồm 1 từ khoá xuất hiện nhiều lần trong xuyên suốt cả bài, nhằm gia tăng sự xuất hiện của bài blog trên các công cụ tìm kiếm, được biết đến là quá trình tối ưu hoá công cụ tìm kiếm (SEO). Bởi không chỉ những độc giả hàng đầu của anh là quan trọng, mà những độc giả (hiện tại hay tiềm năng) khác cũng có thể giúp tăng đáng kể lưu lượng truy cập vào trang blog. 

Điều quan trọng là, mặc dù phân tích của Nam đã xác nhận rằng vấn đề lớn nhất của blog nằm ở hoạt động tiếp thị, Nam đã không bỏ qua nội dung của nó. Nam nhớ đến một sai lầm phổ biến được trích dẫn trong bài báo—nếu 20% đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không quan trọng—và anh không muốn mắc phải sai lầm đó.

Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong quản lý tài chính cá nhân

Trong tài chính cá nhân vận dụng nguyên tắc 80/20 rất phổ biến, đặc biệt trong lập mục tiêu tài chính cá nhân và lên ngân sách chi tiêu. Trong đó, 80% cho chi phí hàng tháng, và 20% cho đầu tư và tích lũy được áp dụng bởi rất nhiều bạn trẻ. 20% tiết kiệm đầu tư này sẽ quyết định sự an toàn tài chính cá nhân trong tương lai của bạn. 

Ví dụ nếu thu nhập của một sinh vien khi mới ra trường là 10 triệu đồng một tháng, thì 8 triệu sẽ dùng để trang trải chi phí sinh hoạt hàng tháng, bao gồm tiền thuê nhà, an uống, di chuyển, tiền điện nước gas và toàn bộ chi phí khác. Còn lại 20% tức là 2 triệu cần phải tiết kiệm cho mục đích đầu tư và tích lũy trong tương lai. Trên thực tế, chi phí đắt đỏ làm cho việc tiệt kiệm tích lũy 2 triệu một tháng  cũng đòi hỏi tính kỷ luật cao.