Thế nào là hành vi tổ chức?

Những nghiên cứu này thường được sử dụng trong lĩnh vực quản trị kinh doanh như một phương tiện để thấu hiểu và quản lý con người hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp sử dụng nghiên cứu hành vi tổ chức để giúp họ tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Việc nghiên cứu hành vi tổ chức thường đặt trọng tâm vào nghiên cứu việc hành vi nào giúp tăng năng suất của nhân viên, giá trị mà mà hành vi này đem lại, từ đó giúp tổ chức tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, hành vi tổ chức cũng có thể tập trung vào những cách các tổ chức quản lý tốt hơn, thay đổi và cải thiện hành vi để đạt được kết quả mong muốn (quy trình, phúc lợi hoặc sự hài lòng tại nơi làm việc của nhân viên).

Hành vi tổ chức vs. Văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức đề cập đến những giá trị cốt lõi, các quy chuẩn hành xử tại nơi làm việc có ảnh hưởng đến nhân viên của mình, trong khi hành vi tổ chức đề cập đến hành vi và thái độ của nhân viên trong doanh nghiệp. Văn hóa tổ chức bao gồm các yếu tố như sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty và kỳ vọng của nhân viên trong công ty. Nó xác định bản sắc kinh doanh của công ty và mong muốn được mọi người công nhận. Trong khi đó, hành vi tổ chức là kết quả dựa trên văn hóa doanh nghiệp của những người trong tổ chức.

Ví dụ, nếu công ty có văn hóa thúc đẩy dịch vụ chăm sóc khách hàng, thì nhân viên có khả năng sẽ thể hiện các hành vi thân thiện và hữu ích khi trao đổi với khách hàng. Nếu văn hóa của công ty xoay quanh một môi trường cạnh tranh thì nhân viên được kỳ vọng sẽ nỗ lực hết mình để trở thành người đạt được thành tích tốt nhất. Trong trường hợp này, nhân viên có thể thể hiện các hành vi như công kích, cạnh tranh để đạt được kết quả cao nhất.

Văn hóa tổ chức đóng vai trò là nền tảng cho hành vi của nhân viên và cả hai có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu một công ty muốn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, điều quan trọng là họ phải xây dựng văn hóa tổ chức nhằm thúc đẩy hành vi lành mạnh giữa các nhân viên của mình.

Lợi ích của việc hiểu rõ hành vi tổ chức

Hiểu được hành vi tổ chức có thể giúp các công ty và doanh nghiệp tạo ra và nuôi dưỡng một nền văn hóa cũng như môi trường làm việc tích cực để từ đó cải thiện toàn bộ tổ chức.

Dưới đây là một số lợi ích mà hành vi tổ chức đem lại:

- Tăng sự hài lòng của nhân viên

- Tăng sự hài lòng của khách hàng

- Thúc đẩy sự đổi mới

- Tăng năng suất và hiệu suất làm việc

- Củng cố niềm tin giữa nhân viên và công ty/nhà quản lý

- Xây dựng văn hóa giao tiếp lành mạnh hơn trong tổ chức

- Phát huy phẩm chất lãnh đạo

- Tăng cường đạo đức nghề nghiệp của nhân viên

- Giảm tình trạng làm việc quá sức của nhân viên

- Giảm hao mòn sức lao động và tỷ lệ thôi việc của nhân viên

Các yếu tố tạo nên hành vi tổ chức

Hành vi của con người là một lĩnh vực nghiên cứu phức tạp và đa chiều, cho đến nay, một số nghiên cứu đã chỉ ra bốn thành tố chính tạo nên hành vi của con người tại nơi làm việc.

Con người

Con người là yếu tố quan trọng nhất của hành vi tổ chức. Mỗi người đều có cá tính, giá trị và phong thái giao tiếp của riêng họ trong môi trường làm việc. Thái độ và niềm tin của họ định hướng cách họ hành xử và hoàn thành công việc.

Một số nhân viên có thể coi trọng tiến độ làm việc và ưu tiên hoàn thành các công việc đúng thời hạn hơn là chăm sóc bản thân. Nhưng một số khác lại ưu tiên việc chăm sóc bản thân hàng đầu. Điều quan trọng là phải tạo ra nhóm các cá nhân có thể phối hợp làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và hiệu suất, đồng thời có các giá trị và tính cách phù hợp với công việc hiện tại. Sự tương tác của nhân viên với công việc và với nhau có lẽ là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường làm việc.

Cấu trúc

Cấu trúc tổ chức các mối quan hệ và vai trò của mỗi nhân viên đối với nhau và đối với các phòng ban, mọi người khác trong công ty. Nó bao gồm hệ thống cấp bậc, mô tả công việc, bộ phận phòng ban và chế độ lương thưởng. Cấu trúc của một tổ chức có thể ảnh hưởng đến cách thức thực hiện công việc. Ví dụ, một hệ thống cấp bậc với vai trò và trách nhiệm được phân chia rõ ràng có thể khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau một cách có tổ chức và hiệu quả.

Một số tổ chức duy trì hệ thống cấp bậc và phân định vai trò nghiêm ngặt, trong khi những tổ chức khác chọn áp dụng cách tiếp cận thoải mái hơn. Một cấu trúc và cách quản lý rõ ràng sẽ cho nhân viên thấy được sự trật tự của tổ chức. Các yếu tố cấu trúc này có thể quyết định mức độ hiệu quả và sự thoải mái của nhân viên, nếu không họ có thể đề xuất thay đổi, yêu cầu sự trợ giúp và giải quyết vấn đề. Nếu tổ chức của bạn đang gặp khó khăn với những vấn đề về cấu trúc và hành vi của nhân viên phản ánh điều đó, thì có lẽ đã đến lúc xem xét lại các cấu trúc hiện tại của tổ chức.

Công nghệ

Công nghệ có thể có tác động rất lớn đến hành vi của tổ chức. Các hệ thống tự động có thể thúc đẩy năng suất cho các quy trình, giúp mọi người thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn. Ngược lại, các hệ thống có thiết kế kém thường khiến quá trình sản xuất bị đình trệ.

Một bệnh viện liên tục hết nguồn cung thiết yếu, một cơ sở bán lẻ nơi hệ thống bán hàng phải khởi động lại 10 phút mỗi lần hay sự chậm trễ của hệ thống chuỗi cung ứng, có thể tác động lớn đến sự hài lòng của cả khách hàng và nhân viên. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đầy đủ các phương tiện cần thiết để thực hiện tốt vai trò của họ là điều có vai trò rất quan trọng đối với thành công chung của công ty.

Môi trường

Môi trường đề cập đến cả môi trường vật chất (ánh sáng, không gian, đồ nội thất, v.v.) và các điều kiện rộng hơn (nền kinh tế, khách hàng, chính trị, v.v.). Môi trường cũng có thể có tác động đáng kể đến một tổ chức.

Ví dụ, một công ty lớn và lợi nhuận cao đem lại cho các giám đốc điều hành cấp cao những khoản tiền thưởng lớn cuối năm, nhưng họ lại nói rằng không có đủ ngân sách để bổ sung các vị trí đang thiếu hoặc thay thế những thiết bị thiết yếu bị hỏng. Nhân viên bị khách hàng công kích trong lúc làm việc hay bị kỷ luật sau khi thừa nhận sai lầm khi làm việc quá sức do thiếu nhân sự. Mặt khác, điều kiện nền kinh tế đang gặp khó khăn, hầu hết nhân viên không được trả đủ mức lương và phúc lợi còn bị hạn chế hoặc không có. Trong điều kiện như vậy, sẽ ảnh hưởng đến động lực để nhân viên làm việc.

6 mẹo để cải thiện hành vi tổ chức

Điều quan trọng để hiểu được hành vi của tổ chức là nắm bắt được tất cả các thành tố tạo nên văn hóa của một công ty và cách hành xử của các nhân viên. Lãnh đạo công ty có thể tạo ra sự thay đổi trong công ty bằng cách xác định chính xác các điểm yếu và điều chỉnh sao cho phù hợp.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn và nhóm của bạn cải thiện các hành vi trong công việc và phát triển mạnh mẽ hơn.

1. Tuyển dụng những ứng viên giỏi

Chọn ứng viên xuất sắc trong quá trình tuyển dụng sẽ giúp thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp. Luôn trả lương cho những ứng viên đúng với giá trị họ mang lại. Việc tạo một bản mô tả công việc phản ánh chính xác vị trí bạn đang tuyển dụng cũng như tinh thần của doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc thu hút đúng người cho đúng việc. Doanh nghiệp cũng nên tuyển dụng nhân viên dựa trên tính cách và giá trị họ đem lại hơn là các kỹ năng đã có từ trước. Kỹ năng có thể được đào tạo khá dễ dàng, nhưng điều này là không thể đối với tính cách mỗi cá nhân.

2. Xây dựng khả năng lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo giỏi có thể mang lại những điều tốt nhất cho nhân viên cũng như thúc đẩy sự đổi mới, hợp tác và tin tưởng. Ngược lại, các nhà lãnh đạo kém sẽ luôn kìm hãm các đội nhóm hoặc chia rẽ họ. Do đó, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải biết cách lãnh đạo và thực hiện điều đó một cách hiệu quả.

3. Xác định rõ ràng các kỳ vọng và mục tiêu

Có một hệ thống quy tắc, hướng dẫn và mục tiêu rõ ràng sẽ giúp xây dựng nền tảng cho các hoạt động của nhân viên. Các quy tắc và kỳ vọng phải rõ ràng cùng với các hệ quả được lưu ý và chúng nên áp dụng cho tất cả mọi người trong công ty, kể cả ban quản lý. Các mục tiêu phải theo tiêu chí “SMART”: cụ thể (specific), có thể đo lường (measurable), khả thi (achievable), thực tế (realistic), và thời gian cụ thể (time-bound).

4. Sử dụng công nghệ thiết thực

Một đội nhóm không thể hoạt động hết công suất nếu không có hệ thống hiệu quả, đầy đủ nguồn lực và các thiết bị công nghệ thiết thực. Việc bạn hay đội nhóm của bạn được đảm bảo trang bị đầy đủ những thứ cần thiết sẽ giúp tăng hiệu suất và hiệu quả của công việc rất nhiều.

5. Tạo động lực cho đội nhóm

Động lực xuất phát là từ chính mỗi người, không phải là do người khác áp đặt hay yêu cầu. Nhân viên sẽ cảm thấy có động lực để làm tốt khi họ biết rằng họ được đánh giá cao với tư cách là một người đem lại giá trị chứ không chỉ đơn thuần là “một công cụ làm việc”. Họ cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa quan trọng và hiểu được lý do cho những gì họ đang được yêu cầu làm.

6. Tạo văn hóa làm việc tích cực

Tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy an toàn, có giá trị và được tôn trọng có thể giúp mọi tổ chức phát triển ổn định. Các doanh nghiệp nên “đầu tư” vào những phần thưởng có ý nghĩa, bầu không khí làm việc thoải mái, cung cấp các chương trình đào tạo thích hợp cũng như mức lương xứng đáng cho nhân viên.

Tóm tắt:

- Hành vi tổ chức là phương tiện để thấu hiểu hành vi, thái độ con người từ đó quản lý con người hiệu quả hơn.

- Hành vi tổ chức chú trọng vào năng suất của nhân viên từ đó giúp tổ chức tăng lợi nhuận.

- Hiểu được hành vi tổ chức và thực hiện các chiến lược phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tăng sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên, và xây dựng môi trường làm việc tích cực.