Các bước thiết lập kế hoạch dự phòng

Điểm nhấn chính: 

- Lập kế hoạch dự phòng bằng cách đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt đông sản xuất kinh doanh, nhằm có thể hành động nhanh chóng và hạn chế tổn thất. 

- Doanh nghiệp cần cảnh giác với một số sai lầm phổ biến  trong quá trình lập kế hoạch. 

Tìm hiểu cùng Tititada!

Kế hoạch dự phòng kinh doanh là cách một công ty sẽ phản ứng nếu khi một sự cố không mong muốn  xảy ra làm trật khỏi kế hoạch kinh doanh ban đầu. Ví dụ như công ty sẽ làm gì nếu mất đi một khách hàng quan trọng chiếm hơn 25% doanh số, hoặc bạn sẽ làm gì nếu dịch vụ phần mềm của bạn bị gián đoạn.  

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn từng bước để tạo một kế hoạch dự phòng hiệu quả, để khi có sự cố bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng hành động và đưa mọi thứ trở lại như hướng đi ban đầu.   

9 bước có thể cứu doanh nghiệp của bạn khi gặp sự cố 

1. Lập danh sách các rủi ro 

Trước khi có thể giải quyết các rủi ro, ban lãnh đạo công ty cần phải xác định các rui ro mà công ty bạn đang đối mặt là gì. Có thể bắt đầu bằng cách lập danh sách các rủi ro tiềm ẩn hoặc có một buổi thảo luận trong nội bỗ để xác định chúng. Và nhớ rằng, có các cấp độ kế hoạch dự phòng khác nhau cho các phạm vi rủi ro khác nhau, chẳng hạn như ở cấp độ bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp.  

2. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro 

Công ty không cần phải tạo một kế hoạch dự phòng cho mỗi rủi ro đã liệt kê ra mà  nên đánh giá tác động có thể xảy ra của từng rủi ro đó.  

Đánh giá từng rủi ro dựa trên hai chỉ số: mức độ tác động nếu rủi ro xảy ra và khả năng rủi ro xảy ra. Có thể gán cho mỗi rủi ro theo ba mức độ được khuyến nghị là: cao, trung bình và thấp.  

3. Xác định các rủi ro quan trọng 

Sau khi gán mức độ nghiêm trọng cho từng rủi ro, ban lãnh đạo cần thảo luận và quyết định rủi ro nào là quan trọng nhất cần được ưu tiên giải quyết.  

Ví dụ: ban lãnh đạo nên tạo ra một kế hoạch dự phòng cho rủi ro có khả năng xảy ra cao và mức độ nghiêm trọng cao, trong khi có thể không cần tạo kế hoạch dự phòng cho rủi ro có khả năng xảy ra thấp và mức độ nghiêm trọng thấp.  

4. Tiến hành phân tích tác động kinh doanh 

Phân tích tác động kinh doanh (BIA) liên quan đến việc kiểm tra toàn diện các thành phần cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đánh giá tác động của các rủi ro tiềm ẩn đối với những thành phần đó, và giúp phát triển các chiến lược ứng phó phù hợp. 

Bằng cách hiểu mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro, ban lãnh đạo có thể lập chiến lược hiệu quả và giảm thiểu tác động của nó đối với doanh nghiệp của mình. Chẳng hạn, công ty sẽ có thể ứng phó được với những rủi ro có mức độ nghiêm trọng thấp nhưng khả năng xảy ra cao, hoặc những rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao nhưng khả năng xảy ra thấp. 

5. Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro lớn nhất

Tạo một kế hoạch dự phòng cho mỗi rủi ro mà ban lảnh đạo đã xác định là quan trọng nhất. Mỗi kế hoạch nên bao gồm tất cả các bước bạn cần thực hiện để đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường. 

Kế hoạch dự phòng của bạn nên bao gồm thông tin về: 

- Các tín hiệu nhận biết để kích hoạt kế hoạch này  

- Những gì cần thực hiện ngay lập tức 

- Ai nên tham gia và được thông báo 

- Trách nhiệm chính của các bên 

Ví dụ: khi công ty đã xác định tình trạng thiếu hụt nhân sự là một rủi ro có thể xảy ra và nghiêm trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến các hoạt động thường ngày, nên ban lãnh đao sẽ cần tạo kế hoạch dự phòng cho rủi ro này,  bao gồm những người có thể đảm nhận các dự án hoặc quy trình cụ thể trong khi bạn tuyển dụng người thay thế, hoặc đào tạo nhóm biết nhiều kỹ năng khác nhau để hạn chế sự khác biệt về kỹ năng.  

6. Kế hoạch dự phòng cần được phê duyệt 

Đảm bảo ban quản lý và lãnh đạo của doanh nghiệp biết về kế hoạch dự phòng và chính thức phê duyệt nó. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang lập kế hoạch cho nhóm hoặc phòng ban cụ thể. Bởi nó giúp tránh những hiểu lầm, hay chậm trễ, trong việc đối phó với rủi ro giữa các bộ phận và toàn thể doanh nghiệp, hay ban lãnh đạo nói chung. 

7. Chia sẻ kế hoạch dự phòng của bạn 

Sau khi công ty đã có kế hoạch dự phòng, hãy chia sẻ chúng với những người liên quan và phù hợp. Đảm bảo mọi người biết bạn sẽ làm gì, để khi cần thiết, mọi người có thể cùng hành động một cách nhanh chóng và liền mạch nhất có thể.  

8. Theo dõi kế hoạch dự phòng 

Ban lãnh đạo cần đánh giá lại kế hoạch dự phòng theo định kỳ, chẳng hạn như theo quý hoặc năm, để đảm bảo nó vẫn đúng và phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu cần, nên cân nhắc những rủi ro mới hoặc cơ hội mới, chẳng hạn như tuyển dụng nhân sự mới hoặc môi trường kinh doanh thay đổi. Nếu một nhà lãnh đạo mới tham gia doanh nghiệp, hãy đảm bảo kế hoạch dự phòng đó được chia sẻ với họ.  

9. Lập kế hoạch dự phòng mới (nếu cần thiết) 

Nếu ban lãnh đạo phát hiện ra một rủi ro mới và nó có mức độ nghiêm trọng hoặc khả năng xảy ra đủ cao, hãy tạo ra một kế hoạch dự phòng mới cho rủi ro đó. Tương tự, khi xem lại các kế hoạch nhận ra rằng, một số tình huống từng lo lắng không có khả năng xảy ra hoặc nếu xảy ra, chúng cũng sẽ không còn ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp, thì có thể loại bỏ kế hoạch đó.   

Những sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch dự phòng 

Để đảm bảo quá trình lập kế hoạch dự phòng diễn ra suôn sẻ, hãy chú ý đến những sai lầm phổ biến, như:  

Thiếu sự phê duyệt từ ban lãnh đạo 

Việc lập kế hoạch dự phòng đòi hỏi rất nhiều công sức, vì vậy trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo nhận được sự hỗ trợ và phê duyệt từ ban lãnh đạo. Bằng cách làm như vậy, các bên liên quan sẽ nhìn nhận kế hoạch dự phòng  như một quy trình cần thiết khi rủi ro xảy ra và đồng thuận thực hành khi cần thiết. 

Suy nghĩ “Kế hoạch B” là không cần thiết 

Điều này đề cập đến văn hóa công ty miễn cưỡng xem xét hoặc phát triển các kế hoạch thay thế trong trường hợp kế hoạch chính (Kế hoạch A) không diễn ra như mong đợi. Thay vào đó, họ tập trung mọi nỗ lực và nguồn lực vào Kế hoạch A, hy vọng nó sẽ thành công mà không cần xem xét các rủi ro tiềm ẩn hoặc các phương án dự phòng. 

Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể rất rủi ro vì nó khiến doanh nghiệp không được chuẩn bị tốt để đối phó với những thách thức hoặc sự kiện tiêu cực bất ngờ. Việc có sẵn một kế hoạch dự phòng (Kế hoạch B) không có nghĩa là Kế hoạch A sẽ thất bại, mà nó sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẵn sàng đối mặt với bất kỳ tình huống bất lợi nào có thể phát sinh. 

Không đánh giá và cập nhật kế hoạch dự phòng 

Điều này đề cập đến việc tạo kế hoạch dự phòng và sau đó không xem xét lại hay có bất kỳ cập nhật, sửa đổi nào nữa. Mặc dù phát triển một kế hoạch dự phòng có thể là một công việc quan trọng, nhưng điều cần thiết là tránh bị cám dỗ với việc xem nó như một nhiệm vụ chỉ cần được hoàn thành và bỏ quên nó. 

Việc đánh giá kế hoạch dự phòng theo định kỳ cho phép tổ chức đảm bảo rằng kế hoạch vẫn phù hợp và hiệu quả trong việc giải quyết các rủi ro và thách thức tiềm ẩn mới.