Kế hoạch dự phòng là gì?

Điểm nhấn chính: 

- Kế hoạch dự phòng giúp hỗ trợ doanh nghiệp đối phó với các tình huống tiêu cực không lường trước được trong tương lai. 

- Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp linh hoạt, duy trì hoạt động kinh doanh trong mọi tình huống.

Tìm hiểu cùng Tititada!

Nhiều doanh nghiệp dành khá nhiều thời gian để thiết lập một kế hoạch kinh doanh và sau đó triển khai theo chúng. Và, đây được cho là cách họ có thể đạt được các mục tiêu thành công của họ. Tuy nhiên, những sự cố bất ngờ có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ của kế hoạch. Đó là lý do tại sao việc có một kế hoạch dự phòng là rất quan trọng.  

Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu kế hoạch dự phòng là gì, những phương thức dự phòng phổ biến cũng như lợi ích của chúng nhé.   

Kế hoạch dự phòng là gì? 

Kế hoạch dự phòng (Contingency plan) là một kế hoạch chi tiết do ban lãnh đạo tạo ra nhằm giúp doanh nghiệp của họ đối phó với các tình huống tiêu cực không lường trước được xảy ra trong tương lai. Đây được xem là một “lá chắn phòng vệ” giúp giảm thiểu tổn thất cả về danh tiếng lẫn tài chính của một doanh nghiệp trước các tình huống bất ngờ. 

Mục tiêu chính của kế hoạch dự phòng là đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì liên tục cả trong và sau một sự kiện, tổn thất đáng kể, và nhằm hạn chế sự sụt giảm của doanh thu và lợi nhuận. Do đó, kế hoạch này giúp các doanh nghiệp phục hồi sau khi bị tác động bởi những rủi ro lớn, đe dọa đến giá trị, danh tiếng và sự tồn tại của họ.  

Kế hoạch này còn được biết đến với các tên gọi như: Kế hoạch B, Kế hoạch back-up, Kế hoạch kinh doanh liên tục, hoặc Kế hoạch phục hồi sau thảm họa.   

Lập kế hoạch dự phòng so với Quản lý khủng hoảng 

Lập kế hoạch dự phòng là quá trình thiết lập kế hoạch dự trù hoặc kế hoạch cho những gì có thể xảy ra. Điều này khác với quản lý khủng hoảng (Crisis management), là phản ứng hay sự đối phó của doanh nghiệp khi khủng hoảng, tình huống khẩn cấp đã và đang diễn ra. Phản ứng này thường là một trong các phương án đã được xây dựng trong kế hoạch dự phòng trước đó, nhưng được thực hiện khi sự cố đã xảy ra.   

Lập kế hoạch dự phòng so với Quản trị rủi ro

Lập kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro (Risk management) liên quan chặt chẽ với nhau nhưng về bản chất, chúng có quy trình khác nhau.  

Lập kế hoạch dự phòng giải quyết các tình huống “nếu như xảy ra” và phát triển một kế hoạch có thể giải quyết các tình huống đó. Mặt khác, quản trị rủi ro là một cách tiếp cận chủ động mà các doanh nghiệp sử dụng để ngăn ngừa tổn thất hoặc thảm họa.  

Vì vậy, thay vì lên kế hoạch phản ứng với rủi ro tiềm ẩn như kế hoạch dự phòng, kế hoạch quản trị rủi ro sẽ cố gắng ngăn chặn các sự kiện bất lợi xảy ra ngay từ đầu.   

Các phương thức dự phòng phổ biến 

Lên kế hoạch dự phòng thường liên quan đến việc doanh nghiệp dành ra một khoản tiền mặt hoặc vốn phòng hờ cho các tổn thất tài chính tiềm ẩn. Nó cho thấy khả năng chịu đựng rủi ro của doanh nghiệp trước những cú sốc lớn, chẳng hạn như doanh số bán hàng kém hay chi phí gia tăng kéo dài.  

Ba phương thức phổ biến được sử dụng để giảm thiểu tác động trong kế hoạch dự phòng bao gồm: 

1. Hạn mức tín dụng: Các kế hoạch dự phòng mang tính chiến thuật sẽ liên quan đến việc thiết lập và nâng các hạn mức tín dụng khi doanh nghiệp vẫn đang hoạt động tốt, có tình hình tài chính vững chắc, để đảm bảo tín dụng sẽ được tiếp cận dễ dàng và đủ với nhu cầu vào những thời điểm cần thiết, tức là khi các sự kiện tiêu cực xảy ra. 

2. Bảo hiểm: Doanh nghiệp cũng có thể mua trước các hợp đồng bảo hiểm cho những trường hợp bất ngờ có thể xảy ra. Hợp đồng bảo hiểm sẽ chi trả cho những tổn thất phát sinh trong và sau khi một sự kiện tiêu cực xảy ra. 

3. Huy động vốn và giữ lại lợi nhuận: Mặc dù hai phương pháp trên thường được áp dụng cho các ngân hàng, nhưng các doanh nghiệp khác cũng có thể xây dựng nguồn vốn dự trữ thông qua việc giữ lại lợi nhuận (thay vì đem chúng đi đầu tư hay chia cổ tức) và huy động vốn mới. Việc này sẽ giúp củng cố các bảng cân đối kế toán để giảm tác động tiêu cực từ các tình huống bất ngờ. Các doanh nghiệp, đặc biệt là ngân hàng, thường phải tuân thủ quy định về “tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu” dựa trên trọng số tổng tài sản có rủi ro của họ.   

Lợi ích của kế hoạch dự phòng 

Các doanh nghiệp cần phải linh hoạt để duy trì hoạt động kinh doanh bất kể điều kiện thị trường và điều kiện lao động khác nhau, để có thể tồn tại và phát triển lâu dài. Dưới đây là một số lợi ích mà kế hoạch dự phòng có thể mang lại cho doanh nghiệp: 

- Tiết kiệm thời gian: Quản lý doanh nghiệp không dừng lại ở việc triển khai một kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp cần đánh giá tình hình thực tế và thực hiện các kế hoạch dự phòng càng sớm càng tốt, nếu cần thiết. 

- Tiết kiệm tiền: Việc doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh trong một thời gian sẽ rất tốn kém. Kế hoạch dự phòng sẽ giúp họ hạn chế những tổn thất, những chi phí phát sinh khi doanh nghiệp chưa thể tiếp tục hoạt động. 

- Thời gian khôi phục nhanh chóng: Các kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp tiếp tục vận hành hiệu quả mặc dù đang đối diện với sự cố ngoài ý muốn. Giảm thiểu thiệt hại: Kế hoạch dự phòng có thể làm giảm tác động, thiệt hại nghiêm trọng mà một sự cố gây ra đối với tài sản của doanh nghiệp. 

- Tránh mũi rìu từ dư luận: Khi doanh nghiệp gặp sự cố, báo chí có thể nhanh chóng lan truyền tin tức này đến dư luận xã hội, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và giá trị của doanh nghiệp. Kế hoạch dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với điều này và hạn chế tác động đến hoạt động kinh doanh.   

Ví dụ về kế hoạch dự phòng 

Dưới đây là một số ví dụ minh họa rõ hơn lý do tại sao các kế hoạch dự phòng lại cần thiết đối với doanh nghiệp. 

Ví dụ 1: Sự xuất hiện của đại dịch 

Sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 đã buộc nhiều doanh nghiệp phải nhanh chóng lên các phương án dự phòng. Nhiều công việc văn phòng đã được thay thế bằng hình thức làm tại nhà, để nhân viên có thể làm việc một cách an toàn nhất. Các doanh nghiệp khác, chẳng hạn như nhà hàng, đã thích ứng bằng cách áp dụng hình thức đồ ăn, thức uống mang đi hoặc giao hàng tận nơi. 

Ví dụ 2: Gián đoạn chuỗi cung ứng 

Nhiều doanh nghiệp dựa vào chuỗi cung ứng để cung cấp nguyên vật liệu tới nhiều khách hàng để sản xuất và phân phối sản phẩm. Khi các vấn đề về chuỗi cung ứng phát sinh, các doanh nghiệp phải sẵn sàng ứng phó. Điều đó có thể là chuyển trọng tâm tiếp thị sang các sản phẩm khác không bị ảnh hưởng; dự đoán sự chậm trễ trong việc giao hàng trước và thông báo cho khách hàng về những vấn đề này; hoặc cung cấp các chương trình khuyến mãi để họ kiên nhẫn chờ đợi thêm.