Biên bản cuộc họp Hội đồng Quản trị

Biên bản cuộc họp Hội đồng Quản trị (Minutes of the Board Meeting) là tài liệu ghi lại chi tiết các nội dung thảo luận, quyết định, và các hoạt động diễn ra trong cuộc họp của Hội đồng Quản trị. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định biên bản họp HĐQT phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.

Nội dung của biên bản họp HĐQT phải bao gồm:

(i) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

(ii) Thời gian, địa điểm họp;

(iii) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

(iv) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; Họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

(v) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

(vi) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

(vii) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

(viii) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

(ix) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020.

Biên bản này có mục đích quan trọng như là, ghi nhận các quyết định quan trọng đã được thông qua trong cuộc họp, giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của HĐQT và cung cấp bằng chứng về các quyết định đã được thông qua cũng như các thành viên tham gia biểu quyết. Biên bản cuộc họp cũng là tài liệu pháp lý quan trọng, được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp hoặc kiểm tra từ các cơ quan chức năng, nhằm chứng minh tính hợp pháp của các quyết định được đưa ra. 

Bên cạnh đó, biên bản còn giúp báo cáo cho các cổ đông về nội dung và kết quả của các cuộc họp HĐQT, giúp cổ đông nắm bắt được tình hình hoạt động và các quyết định quan trọng của công ty.