Phân tích chi phí - lợi ích là gì?

Phân tích chi phí lợi ích (Cost-Benefit Analysis hay CBA) là một công cụ ra quyết định quan trọng giúp xác định liệu một kế hoạch kinh doanh có đáng để triển khai, dựa vào đánh giá lợi ích kinh tế thu được và chi phí thực tế của nó, hay không.

Cách thức hoạt động của mô hình phân tích chi phí lợi ích

Phân tích chi phí lợi ích là một cách đơn giản để xác định xem lợi ích thu được từ một kế hoạch kinh doanh mà bạn đang cân nhắc có cao hơn khoản chi phí bạn phải trả để thực hiện nó hay không. Đây là một công cụ phổ biến giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng.

Phân tích này có thể được sử dụng để đưa ra quyết định cho hầu hết các phương án kinh doanh, nhưng chúng thường được áp dụng khi cần tới một khoản chi tiêu lớn. Vì phân tích này được dựa trên việc và các yếu tố làm tăng doanh thu, trừ các yếu tố làm giảm doanh thu, để từ đó cho ra kết quả thu nhập ròng.

CBA không chỉ giúp bạn lựa chọn giữa các phương án kinh doanh khác nhau mà còn có thể được sử dụng để xác định phương án tối ưu cho mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ, một doanh nghiệp phải đưa ra lựa chọn giữa hai phương án. Họ có nên thuê thêm nhân viên bán hàng hoặc chỉ định làm thêm giờ? Đầu tư tiền mặt vào chứng khoán hay vào thiết bị máy móc? Các câu hỏi này đều có thể được giải đáp nhờ việc áp dụng mô hình Phân tích chi phí lợi ích một cách thích hợp.

Cách vận hành của mô hình Phân tích lợi ích – chi phí

Mô hình CBA đầu tiên thường sẽ xác định tất cả các yếu tố làm tăng doanh thu của một kế hoạch kinh doanh được đề xuất – đây là phần lợi ích. Sau đó, là tất cả các yếu tố làm giảm doanh thu được xác định, định lượng và trừ đi – đây là phần chi phí. Sự chênh lệch giữa hai khoản này sẽ cho biết liệu hành động theo kế hoạch có nên được theo đuổi hay không.

Bí quyết thực sự để thực hiện tốt mô hình này chính là đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ một khoản doanh thu hay chi phí nào và tính toán chúng một cách chính xác. Tuy điều này có thể hơi khó khăn.

Giả sử bạn là giám đốc sản xuất và bạn đề xuất mua một máy dập kim loại trị giá 30 triệu đồng để góp phần gia tăng sản lượng. Trước khi bạn trình bày đề xuất này với phó chủ tịch, bạn cần chuẩn bị một số dữ kiện để tăng tính thuyết phục cho đề xuất của mình. Theo đó, bạn cần phải làm Phân tích chi phí lợi ích của phương án kinh doanh.

Đầu tiên, bạn liệt kê các lợi ích bạn nhận được nếu mua máy dập kim loại, ví dụ như: máy sẽ sản xuất thêm 100 sản phẩm mỗi giờ, có thể thay thế 3 nhân công dập thủ công, các đơn vị sản phẩm sẽ có chất lượng cao hơn vì chúng được sản xuất theo công nghệ máy móc.

Tiếp theo, bạn tính giá bán của 100 sản phẩm bổ sung mỗi giờ nhân với số giờ sản xuất mỗi tháng. Bạn có thể bổ sung thêm 2% vào kết quả sản lượng, do số lượng sản phẩm không đủ tiêu chuẩn chất lượng đầu ra thường sẽ giảm đáng kể nhờ công nghệ của máy. Sau đó cộng khoản tiền lương hàng tháng của ba nhân công đáng lẽ bạn phải trả cho họ nếu không mua máy dập. Đây được xem là một khoản lợi ích khá tốt.

Sau đó, tính toán các khoản chi phí sẽ là bước tiếp theo bạn cần thực hiện. Bạn bỏ ra 30 triệu đồng mua máy dập cũng như phải thanh toán khoản tiền điện phát sinh trong chu trình sản xuất. Bạn tính chi phí hàng tháng của máy bằng cách chia giá mua cho 12 tháng và chia cho 10 năm máy duy trì hoạt động.

Thông số kỹ thuật của nhà phân phối điện sẽ cho bạn biết mức tiêu thụ điện năng của máy và bạn có thể lấy số liệu về khoản thanh toán cho chi phí điện năng từ kế toán. Theo đó, bạn sẽ tính được tổng chi phí cho việc sử dụng máy bao gồm tiền điện để chạy máy và giá mua máy.

Cuối cùng, bạn trừ tổng chi phí khỏi tổng khoản doanh thu nhận được để từ đó có thể xem xét được mức độ hợp lý của quyết định đầu tư máy dập kim loại đã đưa ra.

Sau khi thực hiện phép toán trên thì chắc có lẽ bạn nghĩ rằng mình đã sẵn sàng để trình bày kế hoạch kinh doanh với phó chủ tịch? Câu trả lời hoàn toàn là chưa bởi vì bản kế hoạch của bạn chưa thực sự đầy đủ. Mặc dù bạn đã có ý tưởng đúng, nhưng có vẻ bạn đã bỏ qua khá nhiều chi tiết quan trọng.

Những sai lầm phổ biến cần tránh khi Phân tích chi phí lợi ích

Mặc dù ban đầu có vẻ bạn sẽ thấy tương đối đơn giản, nhưng thực tế có nhiều cách để thực hiện phân tích chi phí lợi ích. Dưới đây là hai yếu tố phổ biến có thể khiến bạn phóng đại lợi ích hoặc phóng đại chi phí, dẫn đến kết luận được đưa ra từ phân tích của bạn không chính xác.

Lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp

Trước tiên hãy xem xét những lợi ích bạn nhận được nếu thực hiện kế hoạch này. Bạn không nên sử dụng giá bán của các sản phẩm để ước tính giá trị của chúng. Giá bán của bất kỳ mặt hàng nào cũng có thể chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau, mà nếu bao gồm chúng, sẽ gây ra sai lệch so với phân tích ban đầu của bạn.

Thay vào đó, bạn hãy lấy giá trị của các sản phẩm từ số liệu kế toán và sử dụng số liệu đó để tính toán.

Bạn có thể tính thêm tỷ lệ sản phẩm lỗi trung bình vào phần sản lượng đầu ra, từ đó giảm con số đầu ra xuống một chút vì không phải lúc nào chiếc máy cũng được vận hành một cách trơn tru như mong muốn.

Cuối cùng, khi tính toán giá trị của việc thay thế ba nhân công, hãy đảm bảo rằng bạn đã cộng thêm chi phí vận hành máy hàng ngày và chi phí phúc lợi ngoài tiền lương của họ. Phòng kế toán sẽ là nơi cung cấp cho bạn con số chính xác về toàn bộ chi phí công ty cần phải bỏ ra để thuê ba người nhân công đó.

Bạn cũng có thể đã bỏ qua một số chi tiết khác. Ví dụ, bạn có thể mua nguyên liệu cho máy ở dạng cuộn vải lớn thay vì các cuộn vải riêng lẻ như khi nhân công thực hiện. Điều này sẽ giúp làm giảm chi phí vật liệu – một lợi ích khác bạn nhận được từ việc mua máy dập.

Tính toán chính xác chi phí

Sau khi xem xét những lợi ích nhận được, bước tiếp theo là bạn cần cân nhắc các khoản chi phí phải chi trả. Ngoài giá mua và bất kỳ khoản thuế nào bạn sẽ phải trả cho máy dập, bạn phải thêm chi phí lãi khi mua. Ngay cả khi công ty mua máy và đã hoàn tất thanh toán, bạn vẫn phải tính đến khoản tiền lãi mà công ty lẽ ra có thể kiếm được nếu không sử dụng cho việc mua máy.

Ngoài ra, bạn cần tính đến cả chi phí trả trước và chi phí hoạt động. Bên cạnh đó, chi phí tài sản vô hình cũng như chi phí cơ hội là những khoản bạn có thể bỏ qua khi đánh giá toàn bộ chi phí.

Bạn có thể làm việc với bộ phận tài chính để biết thêm về cách tính giá trị khấu hao của tài sản. Máy có thể được sử dụng trong 10 năm nhưng giá trị của chúng không thể được duy trì như ban đầu. Nó có thể được tính khấu hao trong khoảng 4 năm nếu nó được coi là thiết bị vốn. Nhưng nếu chi phí của máy không đủ để được coi là một tài sản cố định, thì toàn bộ chi phí này sẽ được tính là chi phí của một năm hoạt động. Bạn có thể điều chỉnh chi phí mua máy hàng tháng để phản ánh những vấn đề này.

Bên cạnh đó, vẫn còn một số chi tiết khác bạn có thể đã bỏ qua có thể kể đến như:

- Diện tích sử dụng: Máy có vừa với không gian làm việc hiện tại của ba nhân công không?

- Lắp đặt: Sẽ mất bao nhiêu chi phí để thay thế hệ thống dập thủ công bằng máy mới?

- Người vận hành máy: yêu cầu đối với nhân viên này cũng như tiền lương của họ sẽ là bao nhiêu?

- Tác động đến môi trường xung quanh: Máy mới có ồn đến mức bạn phải xây tường cách âm xung quanh nó không và điều này có thể làm tăng phí bảo hiểm của công ty.

Báo cáo Phân tích lợi ích – chi phí

Khi bạn đã thu thập tất cả các yếu tố làm tăng và giảm doanh thu cũng như tính toán được chúng, bạn có thể kết hợp chúng lại với nhau để hình thành nên một bản Phân tích chi phí lợi ích chính xác.

Một số người có thể tính toán bằng cách có thể cộng tất cả các yếu tố làm tăng doanh thu, sau đó cộng tất cả các yếu tố làm giảm doanh thu và tìm ra sự chênh lệch giữa hai kết quả này.

Mặt khác, bạn cũng có thể lập danh sách kết hợp cả hai loại trên. Điều này sẽ giúp bạn hoặc bất kỳ ai xem xét kế hoạch kinh doanh của bạn đều có thể thấy tất cả các yếu tố ở cả hai mặt một cách dễ dàng.

Theo đó, việc lập bảng Phân tích lợi ích – chi phí có thể tuân theo trình tự như sau:

Phân tích lợi ích – chi phí: Mua máy dập kim loại mới

(đơn vị: đồng)

Theo Phân tích lợi ích – chi phí trên, chúng ta có thấy việc mua máy dập mới là một quyết định hợp lý. Máy sẽ tiết kiệm cho công ty của bạn 23.1 triệu đồng mỗi tháng, 277 triệu một năm.

Ví dụ trên là một cách bạn có thể sử dụng khi áp dụng mô hình CBA để xác định tính khả thi của một kế hoạch kinh doanh và các ảnh hưởng của nó sau đó.

Tóm tắt:

- Phân tích chi phí, lợi ích là khá hữu ích trong việc xác định liệu một kế hoạch kinh doanh có đáng để trỉ6n khai hay không, và có mang lại lợi ích kinh tế thực sự hay không.

- Đây được xem là một công cụ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng, đặc biệt là các phương án cần tới một khoản chi tiêu lớn.

- Mặc dù mô hình này nhìn có vẻ đơn giản, nhưng thực tế bạn cần phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng tất cả các yếu tố làm tăng và giảm doanh thu của kế hoạch kinh doanh để có thể đưa ra quyết định chính xác nhất.